A comparação entre você e o setor ou os concorrentes é chamada de benchmarking. Ele inclui a identificação de falhas, inovação e socialização de planos para solucionar essas falhas. O benchmarking é um processo que estabelece se os fluxos de trabalho ou os cronogramas dos projetos podem satisfazer as práticas recomendadas estabelecidas.
Esse processo é aprimorado ainda mais por ferramentas como gráficos de Gantt, que acrescentam um pouco mais de rastreamento e detalhes sobre o progresso e as ineficiências. Continue lendo para saber quais são os tipos de benchmarking existentes, como você pode praticá-los e exercitá-los e como você pode, eventualmente, fazer benchmarkings melhores em seus projetos.
O que é Benchmarking?
O benchmark é a abordagem estratégica para uma forma de você avaliar os resultados do seu desempenho com base na comparação com seus pares ou com um líder do setor. Usado para identificar as melhores práticas, otimizar as operações e promover melhorias, é uma prática amplamente utilizada.
Por exemplo, o benchmarking é usado por empresas do setor de saúde, do setor de manufatura e do gerenciamento de projetos para elevar ainda mais o nível. Quando combinado com ferramentas como gráficos de Gantt, você pode acompanhar os marcos e ajustar as metas de acordo com os insights obtidos.
Por meio da compreensão do benchmarking, as organizações sabem o que fazer para se manterem competitivas e melhorarem constantemente.
Tipos de Benchmarking
O benchmarking é um conceito amplo que tem vários tipos, dependendo dos aplicativos. A seguir, apresentamos alguns dos tipos mais importantes de benchmarking:
Benchmarking interno
O benchmarking interno é o processo de avaliação do desempenho entre equipes ou departamentos da mesma organização. Uma cadeia de varejo poderia comparar o desempenho de vendas das lojas entre regiões.
Esse Benchmarking mostra os pontos fortes e fracos internos. Especificamente, é incrivelmente valioso se a sua organização for grande, pois os processos podem variar muito de local para local ou de equipe para equipe.
Benchmarking competitivo
O benchmarking competitivo compara o desempenho de sua organização com o dos concorrentes. As empresas analisam essas áreas, como preços, satisfação do cliente ou prazos de entrega, e depois determinam onde estão as lacunas.
Por exemplo, um aplicativo de entrega de alimentos pode estudar os tempos de resposta de seus concorrentes para melhorar os seus próprios. Com essa abordagem, as empresas podem se manter competitivas por meio da adaptação das práticas recomendadas de seus concorrentes.
Benchmarking funcional
O benchmarking funcional é uma comparação de processos com organizações de setores não relacionados que se destacam na mesma área. A companhia aérea pode estudar o sistema de agendamento de um hospital para aprimorar os processos de marcação de consultas de pacientes. Esse método mantém as empresas na esfera da inovação, desafiando-as a adotar novas práticas de outros setores.
Benchmarking estratégico
O benchmarking estratégico é o foco das empresas em objetivos de longo prazo por meio do benchmarking das estratégias empregadas pelos líderes do setor. Um desses estudos envolve a análise de seus modelos de crescimento, os avanços tecnológicos e suas abordagens de retenção de clientes.
Um exemplo seria uma startup que analisaria a estratégia de transformação digital de uma empresa líder para usá-la como modelo para ajudar seu próprio negócio a crescer.
Cada um desses tipos de benchmarking tem propósitos diferentes e fornece insights exclusivos para que você atinja determinados objetivos.
Qual é a importância do Benchmarking?
O benchmarking não se trata apenas de comparar você com o líder do setor. Ele tem importância crucial em vários fatores, incluindo:
Fornece insights práticos
O uso de benchmarking fornece dados reais para investigar até que ponto o desempenho está defasado e a melhor maneira de concentrar a energia na correção eficaz desses problemas.
Ele funciona como um impulso para aumentar a eficiência e economizar custos.
O benchmarking ajuda a destacar as ineficiências em uma organização e a revertê-las para economizar recursos e otimizar os fluxos de trabalho.
Ele inspira a inovação e o crescimento.
A ideia de estudar os melhores desempenhos ajuda na adoção de novas ideias e tecnologias para o crescimento sustentável.
Melhora a eficácia do gerenciamento de projetos.
Com as ferramentas corretas (os gráficos de Gantt são uma delas), o benchmarking se integra facilmente a elas, facilitando o monitoramento dos cronogramas e do progresso pelas equipes. Por exemplo, comparando os cronogramas de um projeto com benchmarks para acelerar o processo.
As organizações de benchmarking que dedicam tempo para fazer benchmarking de forma consistente estão preparadas para se adaptar às mudanças nas condições do mercado e permanecer competitivas.
Exemplos de benchmarking na vida real
Podemos aplicar o benchmarking a diferentes operações em uma organização. Aqui estão alguns exemplos reais de aplicações de benchmarking no setor:
Exemplo 1: Otimização do atendimento ao cliente
Uma empresa de telecomunicações faz benchmarks de seus tempos de resolução de chamadas em comparação com os líderes do setor. Ela descobre suas práticas e aprimora o treinamento da equipe e um sistema de gerenciamento de consultas baseado em IA. Isso leva à satisfação do cliente, pois os problemas são resolvidos com relativa rapidez e a qualidade do serviço melhora.
Exemplo 2: Como usar a fabricação modular para aumentar a produção
O fabricante de automóveis compara sua taxa de produção com a de outro concorrente. A empresa identifica gargalos em sua linha de montagem e aplica técnicas de manufatura enxuta. Isso resulta em menos tempo de inatividade, maior eficiência e maior rendimento geral.
Exemplo 3: aprimoramento das estratégias de marketing
No software, uma empresa compara a taxa de conversão de seu site com a dos concorrentes. Ela analisa as campanhas dos concorrentes para otimizar o design de seu site e realizar promoções direcionadas. Isso também melhora a geração de leads e as taxas de conversão.
Exemplo 4: Melhorando os cronogramas do projeto
Uma empresa de construção compara seu cronograma de construção com os padrões do setor. Eles empregam gráficos de Gantt na esperança de detectar e eliminar atrasos e otimizar a alocação de recursos. Isso leva a uma conclusão mais rápida dos projetos e a clientes mais satisfeitos.
Esses exemplos servem como referência de como o benchmarking leva a melhorias mensuráveis em muitos setores.
Etapas do benchmarking
Benchmarking não significa simplesmente pegar dois conjuntos de dados e compará-los lado a lado. Ele envolve um processo minucioso para que, no final, você tenha insights acionáveis. Abaixo você encontrará as etapas detalhadas do benchmarking:
Etapa 1: Definir as áreas de referência
Para reduzir o problema, primeiro identifique o que você deseja melhorar e quais processos ou resultados deseja melhorar. Pode ser o atendimento ao cliente, os prazos do projeto e a eficiência operacional. Um exemplo disso são as equipes que podem avaliar as taxas de conclusão de tarefas para identificar gargalos, por exemplo.
Etapa 2: Selecionar parceiros de benchmarking
Avalie os concorrentes e os líderes do setor e escolha benchmarks relevantes. Certifique-se de que os benchmarks que você escolheu sejam relevantes para suas metas e que gerem bons dados. Por exemplo, uma equipe de marketing poderia fazer um benchmark dos métodos de geração de leads de outro concorrente bem-sucedido.
Etapa 3: coletar dados abrangentes
Obtenha dados qualitativos e quantitativos de fontes confiáveis. Em muitos casos, pesquisas, relatórios de desempenho ou gráficos de Gantt podem capturar as métricas importantes para você. A precisão dos dados é vital aqui, pois está no centro de sua análise.
Etapa 4: Estudo e comparação de desempenho energético
Compare seus dados com os benchmarks para ver onde e como seus dados estão abaixo dos benchmarks, para entender melhor o que precisa ser mudado. Um exemplo simples de comparação do progresso do projeto com os concorrentes pode mostrar deficiências na alocação de recursos.
Etapa 5: Desenvolver um plano de ação
Defina um curso claro para preencher as lacunas de desempenho. Defina etapas acionáveis para você ou sua equipe e atribua funções e prazos. Digamos que você faça o gerenciamento de projetos e atualize o gráfico de Gantt quando for necessário um novo cronograma ou alocação de recursos.
Etapa 6: Monitore e ajuste regularmente
Fique sempre atento para saber se você está no caminho certo e ajuste sua estratégia de acordo com a mudança desses pontos de referência. Revisões regulares garantirão que os planos estejam funcionando e que você se mantenha atualizado em relação às metas.
Desafios do Benchmarking
O benchmarking envolve vários desafios que incluem:
Incapacidade de obter acesso a dados confiáveis
É difícil obter dados porque os concorrentes talvez não os compartilhem. Quando os dados não estiverem disponíveis, você pode recorrer a relatórios públicos e de mídia dos setores.
Resistência à adoção de mudanças
Os novos métodos ou práticas desenvolvidos por meio do benchmarking podem sofrer resistência por parte dos funcionários. Seja comunicativo e aberto e, assim como a rolagem do conjunto, seja aberto no processo de tomada de decisões.
Conectando benchmarks a metas
Benchmarks irrelevantes podem induzir você ao erro em seu trabalho. Certifique-se de que as atividades de benchmarking atendam ao objetivo para que o resultado seja acionável.
Dependência excessiva de ferramentas
Às vezes, ferramentas como gráficos de Gantt são úteis, mas a dependência excessiva pode sufocar a criatividade e o pensamento estratégico mais amplo. Use-as como mãos que seguram a mulher que está guiando o caminho, e não como muletas que substituem a razão.
Dicas eficazes de benchmarking
Se você estiver trabalhando com benchmarking, aqui estão algumas dicas que o tornarão eficiente.
Definir objetivos claros
Defina metas específicas e mensuráveis antes do benchmarking para manter o foco do início ao fim.
Aproveite os insights existentes entre os setores
Veja como os outros fazem algo que você nunca viu antes, o que ajudará a resolver seus desafios de forma inovadora.
Foco em métricas quantificáveis
Meça os dados que podem ser mais bem priorizados, como a taxa de retenção de clientes, a eficiência da produção ou o tempo de conclusão do projeto.
Use as ferramentas com sabedoria
Use ferramentas como gráficos de Gantt para acompanhar o progresso, ajustar os cronogramas e garantir a responsabilidade.
Conclusão
O benchmarking é uma ferramenta fundamental para a organização que tenta melhorar o desempenho e permanecer competitiva. Ele ajuda a encontrar lacunas, a adoção de práticas recomendadas e a criação de estratégias para atingir seus objetivos.
Quando combinados com ferramentas, os pares de benchmarking funcionam bem no gerenciamento de projetos, permitindo que as equipes monitorem seu progresso e resolvam as ineficiências. O benchmarking pode ser usado para otimizar o atendimento ao cliente, os cronogramas de projetos e muito mais.
