Quando se trata de gerenciar projetos, você quer ter certeza de que está acompanhando tudo corretamente e a melhor maneira de fazer isso é ter um gráfico de Gantt que o manterá no caminho certo. Afinal de contas, se você não acompanhar tudo o que está acontecendo no projeto durante todo o processo, é bem possível que algo não dê certo e seu projeto e toda a sua equipe sejam prejudicados no processo. Então, o que você precisa saber?
O que é um gráfico de Gantt?
Muitas pessoas não querem começar a usar os gráficos de Gantt porque temem que seja muito difícil. A verdade é que os gráficos de Gantt não precisam ser tão complicados de configurar e, ainda assim, podem ajudá-lo a acompanhar absolutamente tudo o que você precisa em qualquer tipo de projeto. Mas você precisa conhecer os componentes básicos que fazem parte de cada gráfico de Gantt (já que a maioria dos recursos pode ser personalizada). Em que consiste o gráfico de Gantt e como ele realmente funciona? Bem, há cinco componentes básicos que você precisa conhecer.
Linha do tempoO componente básico de um gráfico de Gantt é a linha do tempo. Essa é a base do que é esse tipo de gráfico. É uma linha do tempo completa que permitirá que você destaque dias, semanas, meses e até anos específicos. Dessa forma, você pode dispor cada um dos componentes do projeto em que está trabalhando e programar o tempo que cada um deles levará e o que precisa ser feito (mas estamos nos adiantando um pouco). Esse é o eixo horizontal do gráfico que você está criando.
Lista de tarefas: a seguir, cada projeto tem uma série de tarefas diferentes associadas a ele. As tarefas são de sua inteira responsabilidade e você pode ter tantas ou tão poucas quanto desejar em um único projeto. Você também pode ter quantas subtarefas quiser. Suas tarefas também podem ser organizadas em diferentes grupos e subgrupos, o que significa que você terá muitas maneiras de configurá-las para que possa acompanhar tudo e qualquer coisa. Tudo o que você precisa fazer é decidir como organizá-las melhor para seu próprio sistema e paz de espírito. Você pode ver as barras no eixo vertical do gráfico.
Barras: as barras representam cada uma de suas tarefas e o tempo que elas levam. Portanto, a barra da tarefa um começará quando você definir a data de início e terminará quando você definir a data de término. Isso significa que você terá uma única barra para cada tarefa do seu projeto que se estenderá pelo eixo horizontal. Isso permite que você obtenha uma representação visual do que precisa ser feito e em que momento. Essa é uma ótima maneira de acompanhar cada uma das suas tarefas.
Marcos: dentro do seu projeto, você terá marcos definidos, que são importantes para concluir o projeto. Esses marcos ocorrem ao longo do projeto e em diferentes estágios do processo, mas cada um deles é importante. Com um diagrama de Gantt, você pode acompanhar cada marco e identificá-lo adequadamente no programa. Eles não são apenas tarefas comuns, mas são marcados especificamente para facilitar a visualização de que se trata de um marco.
Dependências: em qualquer projeto, você também terá algumas tarefas que exigem que você termine outra coisa para poder realizá-las. Isso significa que você precisará saber onde estão essas tarefas e o que precisa ser concluído primeiro. Em um gráfico de Gantt, você pode tornar uma tarefa dependente de outra, de modo que saiba que, se a primeira não for concluída, não será possível concluir a próxima.
Exemplos de gráficos de Gantt
Agora que você conhece os fatores mais importantes para o seu gráfico de Gantt, é hora de começar a analisar algumas das diferentes maneiras de criá-lo. Afinal, os gráficos de Gantt serão parte essencial do seu processo e definitivamente facilitarão a realização de cada projeto. Afinal de contas, os gráficos de Gantt serão uma parte essencial do seu processo e, com certeza, facilitarão a realização de cada projeto. Aproveite a maneira pela qual esses tipos de gráficos podem realmente mudar a forma como você executa cada uma das suas tarefas e realiza diferentes coisas, independentemente do tipo de negócio em que você esteja envolvido.
Instagantt (criador de gráficos de Gantt)
O Instagantt é um método de criação de gráficos de Gantt que permite que você controle absolutamente tudo, desde a cor das tarefas até o que elas são, como estão organizadas, datas, dependências, marcos e muito mais. Basicamente, qualquer coisa que você queira acompanhar será muito mais fácil de acompanhar com o Instagantt.
Você poderá realmente controlar cada um de seus projetos e certificar-se de que tudo está sendo feito corretamente. Tudo o que você precisa fazer é configurá-lo da maneira que desejar e ele estará pronto e aguardando cada um de seus próximos projetos também.
Opções gratuitas
Há várias maneiras gratuitas de criar seus próprios gráficos de Gantt ou de usar programas que você provavelmente já possui. O Google Sheets, por exemplo, permitirá que você use um sistema semelhante ao Microsoft Excel, que é outra forma de configurar gráficos.
Microsoft PowerPoint
Talvez você não pense nesse programa quando se trata de criar um gráfico de Gantt, pois ele não tem exatamente nada a ver com gráficos. Mas você pode criar um gráfico no PowerPoint, o que o torna excelente se o seu objetivo não for tanto acompanhar as tarefas, mas sim apresentar informações a outras pessoas da sua equipe.
Para esse tipo de gráfico, você usa a opção "Barra empilhada" na sua apresentação do PowerPoint. Ela permitirá que você crie um gráfico com diferentes tarefas e barras de comprimentos variados que mostrarão o que precisa ser feito e como.
Microsoft Excel
Essa opção pode não parecer tão surpreendente, mas talvez você não a esteja usando tão bem quanto poderia. Com o Excel, você pode usar a opção "Barra empilhada" mais uma vez para criar gráficos. Em seguida, você pode dispor cada uma das tarefas e datas nos eixos vertical e horizontal.
Você também tem a opção de criar seu próprio gráfico usando apenas uma planilha simples e preenchendo as caixas da maneira que achar melhor. Isso permite que você realmente personalize o processo
Microsoft Word
Você pode trabalhar bastante com todo o pacote Microsoft, especialmente porque o Word também tem a opção "Stacked Bar" (barra empilhada). Se você se sentir mais confortável com esse site, poderá facilmente usar esse tipo de gráfico novamente para configurá-lo.
Você não terá tanta liberdade ou opções no Microsoft Word, mas ainda poderá criar seu gráfico. Você também preencherá quantas tarefas quiser, mas pode ser um pouco mais difícil rastrear períodos de tempo mais longos devido à forma como as páginas são configuradas.
Planilhas Google
O Google Sheets é muito semelhante ao Microsoft Excel, exceto pelo fato de ser uma opção totalmente gratuita. Ele tem muitos dos mesmos recursos, o que significa que você pode criar um gráfico de barras da mesma forma que faria com o Excel. Você só precisa ter algumas fórmulas.
O gráfico de "barras empilhadas" está totalmente disponível no Google Sheets e você pode configurá-lo da mesma forma. Você pode escolher todos os diferentes recursos que está acompanhando e pode alterar as coisas como e quando quiser.
Google Docs
Este é muito semelhante ao Microsoft Word e, com certeza, fornecerá a você muitos dos mesmos recursos. Mais uma vez, você tem a opção "Stacked Bar" (barra empilhada) e pode preencher todas as informações de forma semelhante a uma linha do tempo.
Você terá bastante espaço, embora seja mais fácil acompanhar mais tarefas em vez de uma linha do tempo mais longa. Ainda assim, você pode usar esse sistema (ou o Google Sheets) para compartilhar e colaborar mais facilmente com outras pessoas sobre o gráfico que está criando e as tarefas nele contidas.
Opções pagas
Quando se trata de criar um gráfico de Gantt, há muitas opções gratuitas ou de baixo custo, mas em algum momento você pode perceber que precisa de um verdadeiro gráfico de Gantt com todos os recursos possíveis. É aí que você vai querer começar a fazer uma pequena pesquisa e é definitivamente aí que você vai encontrar o Instagantt. É nele que você terá as opções de que precisa e os recursos necessários para realmente acompanhar tudo o que acontece em seu projeto
Maneiras de usar um gráfico de Gantt
Se você ainda não tem certeza de como pode usar um gráfico de Gantt, há mais do que apenas gerenciamento de projetos. Na verdade, você pode usar esses gráficos para praticamente qualquer tipo de trabalho e qualquer tipo de sistema de acompanhamento com uma equipe.
Gerenciamento de projetos
Essa é uma das primeiras coisas em que as pessoas pensam quando olham para os gráficos de Gantt e por um bom motivo. Eles são muito bons para permitir que você gerencie projetos e é sobre isso que falamos ao longo deste artigo. Você poderá configurar facilmente tarefas dentro do projeto, prazos, marcos e muito mais
Calendário editorial
Se você quiser acompanhar as diferentes tarefas e partes que precisam ser feitas para o seu trabalho de redação, poderá usar um gráfico de Gantt para isso também. Você pode definir datas de publicação, diferentes grupos para diferentes partes do processo de redação e publicação e até mesmo informações de código de cores para facilitar o acompanhamento.
Campanha de marketing
Se você estiver planejando fazer qualquer tipo de marketing, poderá usar um gráfico de Gantt para ajudá-lo a definir tudo. De forma semelhante à configuração de um gráfico de gerenciamento de projetos, você pode usar esses gráficos para definir cada aspecto geral do seu processo de marketing e, em seguida, as subtarefas dentro dele. Além disso, você pode criar um modelo que pode ser usado para iniciar o projeto de sua próxima campanha de marketing.
Projetos de design
Como designer, você precisa estar sempre atento às diferentes tarefas em andamento no seu projeto e, às vezes, isso pode ser difícil. Mas um gráfico de Gantt permite que você planeje tudo, inclusive lançamentos, rascunhos, envios e muito mais. Além disso, você pode compartilhar as informações com outras pessoas à medida que avança para obter opiniões.
Lançamento do produto
Você está pensando em lançar um produto? Você pode usar um gráfico de Gantt para ajudá-lo. Basta definir cada uma das diferentes etapas que você precisa seguir para concluir o lançamento e até mesmo definir as diferentes dependências e marcos que você precisa atingir e até quando. Assim, será muito mais fácil para você percorrer o processo de lançamento.
Campanha de mídia social
A mídia social é a espinha dorsal de praticamente tudo o que você faz agora e um gráfico de Gantt pode ajudá-lo a acompanhar absolutamente tudo o que precisa ser feito. Tudo o que você precisa fazer é apresentar cada um dos seus diferentes canais de mídia social e o que você deseja fazer neles e em quais datas.
Marketing de eventos
Para aqueles que desejam planejar um evento, pode ser muito mais fácil fazê-lo se você se lembrar de todas as diferentes etapas e se certificar de segui-las. Você quer que as coisas ocorram sem problemas e isso só acontecerá se você estiver acompanhando as diferentes partes do processo, o que é feito com um gráfico de Gantt.
Quando se trata de planejar praticamente qualquer coisa em sua empresa, um gráfico de Gantt facilitará muito as coisas. E ele fará isso de uma forma simples para você monitorar e acompanhar todo o processo.
