Como criar um gráfico de Gantt no Microsoft Project

O que é um gráfico de Gantt?

Os diagramas de Gantt são um documento único que apresenta cada uma das tarefas que precisam ser realizadas para que o projeto seja bem-sucedido. Você pode criar todas as tarefas, definir a ordem em que elas precisam ser concluídas, criar um cronograma geral, criar marcos ao longo do caminho, definir prazos intermediários, bem como datas de início e término, e praticamente tudo o mais que puder imaginar.

De fato, é possível criar tarefas que mostrem dependências em que uma tarefa deve ser concluída antes de outra. Elas podem até mesmo ser atribuídas a pessoas ou grupos de pessoas específicos para garantir que sejam feitas corretamente e que todos saibam qual é o seu trabalho. Dessa forma, você sabe (e todos sabem) com quem fazer o acompanhamento se uma parte específica do projeto não estiver sendo concluída no prazo ou se você estiver esperando por algo. Você pode até mesmo mostrar quanto de uma tarefa foi concluída e quanto do projeto geral foi concluído com esse gráfico.

Como você pode criar um gráfico de Gantt no Microsoft Project?

Então, se os gráficos de Gantt são tão bons, você vai querer saber o que fazer com eles, certo? Você quer saber como criar um para que toda a sua equipe possa estar no caminho certo desde o início. A boa notícia é que eles são muito simples de fazer. E há até várias maneiras diferentes de você criá-los com diferentes serviços e programas. Mas, por enquanto, vamos supor que você tenha acesso ao Microsoft Project e veremos o que precisa fazer para criar seu primeiro gráfico.

Etapa 1: Liste suas tarefas

Para criar o gráfico, você precisa começar a definir cada uma das diferentes tarefas que precisam ser concluídas no projeto. Portanto, você começará pensando muito bem no que precisa ser feito. Afinal, dependendo do seu projeto, a lista de tarefas pode ser bem longa. Você quer ter certeza de que não se esquecerá de nada, pois o Microsoft Project exige que você estabeleça tudo desde o início.

Você também deve tentar colocar sua lista de tarefas em ordem. Isso significa que se a tarefa A precisa ser feita antes da tarefa B, você deve listá-las dessa forma em sua lista de tarefas. Isso garante que as tarefas permaneçam na ordem correta quando você iniciar o gráfico.

Para listar suas tarefas, você inicia um novo projeto e começa a adicionar as tarefas no que se parece com uma planilha do Excel. Você pode dar o nome que quiser a cada uma delas e continuar listando-as ao longo da linha. Nesse ponto, você também pode editar as tarefas e colocá-las em espaços diferentes até ter tudo listado e na ordem desejada. Você também pode criar subtarefas para unir algumas coisas.

Etapa 2: Defina suas datas

A próxima etapa é definir as datas de início e término do seu projeto. Depois de fazer isso, você poderá criar o cronograma geral, portanto, é importante definir essas datas o mais rápido possível, mas não antes que a lista de tarefas esteja concluída. 

O que é realmente bom é que isso é fácil de definir. Basta clicar no campo que diz "data de início" e selecionar a data que você deseja. Você pode fazer a mesma coisa para a "data final". Para aqueles que não têm certeza da data específica, você pode optar por adicionar uma "duração" para a tarefa, como 60 dias, 2 meses, um ano etc., e o sistema calculará a data final com base na data de início e na duração.

Em seguida, defina as datas de início e término de suas tarefas. Você também pode definir marcos ao longo do caminho para diferentes conjuntos de projetos que precisam ser concluídos. A boa notícia é que isso também é simples de fazer. Você só precisa criar uma tarefa para isso em sua planilha. A partir daí, você define a "duração" como zero e o sistema a definirá automaticamente como um marco ou você pode criar uma linha e, em seguida, selecionar o botão para definir um marco. Você pode até mesmo vincular suas tarefas ao marco.

Etapa 3: Você está pronto

Assim, você terá um gráfico de Gantt. Sim, são necessárias apenas algumas etapas para concluir e você estará pronto para começar. Agora, isso não significa que você precisa terminar. Há algumas maneiras de adicionar ao gráfico e melhorá-lo ao longo do caminho, mas você estará pronto para começar e compartilhar o que criou com sua equipe, se quiser.

Notas adicionais

Em primeiro lugar, você deve saber que seu gráfico estará no formato mpp, o que permite carregá-lo novamente no Microsoft Project e muito mais. Observe esse formato se você quiser compartilhar seu gráfico com outras pessoas ou enviá-lo a outras pessoas. Talvez nem todos consigam abrir esse tipo de arquivo.

Criando modelos

Em seguida, você tem a opção de criar ou importar modelos. Isso é ótimo se você costuma ter o mesmo tipo de projeto ou se deseja fazer pequenos ajustes em algo sem começar do zero. Os modelos permitem que você preencha ou atualize algumas áreas e economize tempo e muito esforço. Você só precisa se certificar de salvar o modelo em vez de salvá-lo como uma planilha normal. 

1. Selecione "file" (arquivo)
2. Selecione "opções
3. Selecione "salvar
4. Selecione "salvar modelos".
5. Selecione "salvar como modelo
6. Selecione "file" (arquivo)
7. Selecione "novo
8. Selecione "pessoal
9. Escolha o modelo que você deseja. 
10. Defina sua data de início
11. Selecione "create" (criar)
12. Comece a atualizar seu novo gráfico
    

Exportação e compartilhamento

Se você precisar exportar o gráfico, poderá fazê-lo facilmente. Isso é importante porque você precisa que o restante da sua equipe veja o gráfico e saiba o que deve fazer. Isso significa que você precisará ser capaz de enviar as informações para eles e, em seguida, obter feedback ou qualquer outra coisa que possa ser necessária. 

Certifique-se de que as pessoas da sua equipe, ou com quem você estiver compartilhando as informações, tenham o Microsoft Project para que possam abri-lo. Em seguida, salve o gráfico em seu computador ou em outro dispositivo. Você não poderá enviar o gráfico diretamente pelo Microsoft Project, mas ainda assim poderá compartilhá-lo.

Você precisará de um programa de terceiros que leia e use arquivos do Microsoft Project (lembre-se de que são arquivos mpp). Você pode carregar seu gráfico no programa e salvá-lo lá. Você poderá então editar, ajustar ou apenas visualizar o gráfico que criou. Você também pode enviar e compartilhar o projeto por meio do programa, mas ainda precisará dos programas certos para fazer download ou visualizar.

Impressão do gráfico

Se você estiver pronto para imprimir o gráfico para ter uma cópia física, também poderá fazer isso. Você deverá carregar o gráfico diretamente em um programa de terceiros para poder acessar todos os recursos e certificar-se de que está imprimindo no formato desejado. Na verdade, a partir daí você poderá exportar para um PDF, o que facilita a visualização do que você precisa.

Depois de exportar o gráfico, você pode dar uma olhada nele no formato PDF e definir as configurações de impressão. A partir daí, você pode imprimi-lo e fazer o que precisar com ele. No entanto, é claro que você obterá os melhores recursos e habilidades se mantiver o gráfico editável.

Como aproveitar ao máximo seus gráficos de Gantt

Agora, o Microsoft Project fornece a você o básico sobre gráficos de Gantt. Ele permite que você realize algumas das coisas que precisa. Você poderá obter um gráfico simples e poderá editá-lo e fazer o que for necessário para ficar em dia com suas tarefas. Mas há muitas coisas que você perderá.

O Microsoft Project simplesmente não oferece muitos recursos avançados para quem precisa de gráficos mais detalhados ou para quem está trabalhando em projetos extensos. Além disso, o Microsoft Project leva muito tempo e esforço para ser configurado. E, depois de pronto, ter pouquíssimos recursos... ele simplesmente não dará a você e à sua equipe tudo o que precisam. Então, o que você faz? 

A primeira coisa que você deve fazer é procurar uma plataforma que facilite muito as coisas para você e começar a usá-la.

Por que você precisa do Instagantt

Quando se trata de gráficos de Gantt, talvez você nem se dê conta de todas as coisas que pode e deve fazer. Mas nós podemos ajudar você nisso. O Instagantt oferece todos os recursos que você está procurando quando se trata de criar gráficos de Gantt e fazer com que toda a sua equipe participe em pouco tempo. 

Com o Instagantt, o processo de criação de tarefas é mais fácil do que nunca. Você pode configurar quantas tarefas quiser para cada projeto e, em seguida, definir coisas como datas de início, prazos, dependências e muito mais. Você pode até mesmo adicionar notas, atribuir cada tarefa a uma pessoa ou grupo, fazer perguntas e tudo o mais que precisar.

Depois de criar tarefas, você pode editá-las e atualizá-las facilmente à medida que avança. Além disso, você pode trabalhar com sua equipe em tempo real para colaborar em diferentes coisas que estão acontecendo com cada uma de suas tarefas e projetos. Você também pode codificar as coisas por cores, criar modelos, adicionar, excluir ou mover tarefas e marcos e vincular sua conta do Instagantt aos seus outros serviços favoritos.

Com o Instagantt, você terá tudo o que precisa para manter seu projeto em dia desta vez e de todas as outras vezes. Tudo o que você precisa fazer é começar e verá rapidamente por que ele é um ótimo programa para você, que lhe permite realizar tudo o que precisa em sua empresa. Quer você administre uma operação pequena ou grande, o Instagantt pode ajudar.

Além disso, o Instagantt oferece a você acesso total a absolutamente todos os seus recursos por um preço fixo. Você pode experimentar o serviço totalmente gratuito por cinco projetos, com acesso total. Depois, pague apenas pelo número de pessoas que você tem, sem ter que se preocupar com grupos (como 10 a 20 ou 20 a 50) e sem ter que se preocupar com os "recursos de bônus" que alguns sistemas cobram.

Com o Instagantt, você paga um preço por pessoa que tem acesso. E esse preço inclui o acesso a 100% dos recursos que estão disponíveis no serviço. Dessa forma, você não está sendo cobrado a mais apenas para obter acesso adicional.

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Conclusão

Quando se trata de criar gráficos de Gantt, acreditamos que você deve ser o mais simples e eficiente possível. Acreditamos que você sempre deve ter a qualidade que procura e a facilidade de uso de que precisa. É por isso que o Instagantt se orgulha de oferecer tudo o que você procura em um só lugar. Reserve um minuto para conferir o serviço e tudo o que ele tem a oferecer. Você ficará impressionado com a facilidade que sua equipe terá para se manter no caminho certo durante os dias, semanas, meses e o tempo que for necessário para realizar todos os seus projetos.