O documento do escopo do projeto
Vamos começar do início. O que é um documento de escopo do projeto? Bem, é um documento que detalha todas as informações que alguém pode precisar saber sobre o projeto em que você está trabalhando. Quando falamos de um documento, não queremos dizer que ele seja curto ou de uma única página. Em vez disso, pode ser um pacote de papéis bastante extenso, pois você precisa explicar absolutamente tudo. Agora, você quer reduzi-lo ao máximo para que ninguém ande por aí com um pacote de 20 páginas (dependendo do que você está trabalhando, é claro), mas ainda assim você quer que ele seja detalhado.
Alguém deve ser capaz de ler esse documento e entender qual é o seu objetivo final, como você espera alcançá-lo, quais são os resultados e quaisquer marcos importantes nos quais você esteja trabalhando ao longo do caminho. Será um documento abrangente e é algo que, no mínimo, os membros da sua equipe, os supervisores e o cliente devem poder examinar para ter certeza de que tudo está sendo feito da maneira correta e de acordo com os planos que você definiu no início. Em resumo, o documento de escopo do projeto deve incluir:
- Metas do projeto
- Pressupostos
- Restrições
- Principais resultados
- Requisitos
- Principais marcos
Essas são as coisas nas quais você deve se concentrar, excluindo qualquer outra coisa. Nada mais importa se não levar você para mais perto das metas descritas neste documento. Então, como você vai elaborar esse documento?
Por que você precisa de um documento de escopo do projeto
Talvez você esteja se perguntando por que precisa desse tipo de documento para o seu projeto. Se você tem se saído bem sem eles, pode pensar que é uma perda de tempo e energia. A verdade é que um documento de escopo do projeto ou um documento de escopo do trabalho pode fazer uma grande diferença no seu sucesso geral. Vamos dar uma olhada em alguns dos fatores mais importantes quando se trata de criar esse tipo de documento e o que você precisará para ter sucesso com ele. Dessa forma, você pode começar imediatamente.
A primeira coisa é que você e seu cliente entendam exatamente o que estão fazendo e o que precisa ser concluído para que o projeto seja um sucesso. Você usará esse documento para explicar cada etapa do processo e para garantir que ambos tenham clareza sobre o que o outro espera. Isso facilitará para que vocês dois concluam o projeto adequadamente e fiquem felizes com isso. Ninguém precisa ser pego de surpresa e ninguém ficará desapontado com o resultado, pois tudo foi decidido e explicado desde o início.
Em seguida, você terá um caminho de todas as tarefas e entregáveis que precisam ser criados. Isso será importante para que você ou o supervisor responsável atribua cada uma das tarefas. Você poderá ver tudo o que você e o cliente concordaram, o que permitirá que você veja quais pessoas da sua equipe são as melhores para cada uma dessas tarefas. Antes que você perceba, terá uma chance muito maior de fazer com que as tarefas sejam executadas da melhor forma possível. Além disso, você pode criar um cronograma mais coeso das tarefas e um prazo para conclusão.
Sabendo exatamente o que precisa ser feito, você pode criar um orçamento de quanto esses projetos custarão. Você também pode criar um cronograma melhor. Ao elaborar cada uma das diferentes tarefas e as subtarefas necessárias para chegar ao objetivo final, você poderá analisar cada etapa e ver se levará algumas horas, alguns dias ou algumas semanas. Em seguida, você pode juntar todas as peças. Você também sabe todos os materiais e horas que serão necessários, o que lhe permite criar o custo e levar em conta o orçamento do cliente para concluir as tarefas necessárias.
Em seguida, você verá como concentrar as pessoas nos objetivos reais que acompanham o projeto. Você usará esse documento para definir todos os detalhes relacionados ao escopo do projeto e, em seguida, poderá certificar-se de que todos entendam esses objetivos. Isso também permitirá que todos obtenham esclarecimentos sobre os objetivos e sobre o que devem fazer quando estiverem trabalhando em suas próprias tarefas. Dessa forma, ninguém se confunde com o problema.
Por fim, você poderá garantir que o projeto permaneça dentro do prazo original que deveria ter. Não há motivo para se preocupar com a possibilidade de alguém se dedicar a um aspecto diferente que não esteja coberto pelo projeto, pois você pode consultar esse documento de forma rápida e fácil para obter as informações necessárias. Tudo o que está sendo feito para o projeto pode ser vinculado a esse documento, sem que ninguém precise fazer muitas perguntas ou realizar um trabalho pelo qual a sua empresa não está sendo paga, o que pode resultar em perda de tempo.
Criação de um documento do escopo do projeto
Certo, então você terá de se esforçar e pensar um pouco nesse processo. Você precisará se aprofundar no projeto que está concluindo e fazer uma descrição detalhada de cada aspecto. Lembre-se de que nessa primeira etapa você não será tão coeso. Na primeira etapa do processo, você só precisa escrever tudo. Faça algumas anotações que acompanhem cada uma das perguntas ou seções que temos abaixo e comece com isso. Você pode refinar as coisas mais tarde.
Depois que você tiver anotado tudo, é hora de começar a deixar o documento com uma aparência um pouco mais profissional. Lembre-se de que você mostrará esse documento ao seu supervisor, à sua equipe e ao cliente. Você quer ter certeza de que todos serão capazes de entendê-lo e que poderão ver onde as coisas precisam ser alteradas, ajustadas, melhoradas ou esclarecidas. Quanto melhor você conseguir definir o escopo do trabalho por meio desse documento, melhor será para todos a execução do projeto final.
O que você precisa saber
Primeiro, quais são os itens que você deve incluir nesse documento? Há várias partes diferentes que você deve reunir e certificar-se de que está escrevendo corretamente para obter o máximo da sua declaração.
Metas gerais do projeto
Você tem uma meta em mente sempre que cria um projeto, portanto, certifique-se de começar com ela. Provavelmente, essa é a única (ou poucas) coisa que o cliente disse que queria que você desse a ele quando tudo estivesse concluído. Portanto, você precisará expressar exatamente quais são essas metas. Em seguida, você deve certificar-se de explicar de onde virá o financiamento e quem apoiará a meta em si. Essas são todas as coisas que alguém (todos) precisa estar atento quando estiver trabalhando no projeto em si.
Agora, certifique-se de acompanhar as metas originais definidas e de que tudo o mais que você fizer se encaixe nessas metas. Se o cliente quiser acrescentar algo ou se um membro da sua equipe quiser acrescentar algo, você deve voltar a essas metas e ver se está listado lá ou se ajudará a atingir essa meta. Caso contrário, você deve deixá-la de lado para outra ocasião. Você deve se concentrar nas tarefas específicas que o levarão à meta que você definiu.
Descrição do projeto
Em seguida, você deve explicar exatamente o que entregará ao cliente quando o projeto estiver totalmente concluído. Quais são as peças finais do quebra-cabeça? Você pode entregar 2.000 planejadores em formato físico, projetados e embalados para venda. Talvez você esteja entregando um roteiro de 6 páginas para um anúncio curto que será veiculado no site da empresa. Talvez você esteja criando uma versão codificada em C++ do site do cliente com clipes de vídeo e áudio.
Certifique-se de indicar especificamente cada entrega necessária ao longo do projeto (por exemplo, entregar uma maquete do site na terceira semana e uma entrega final na sexta semana). De modo geral, essa seção deve explicar cada um dos diferentes itens que você enviará ao cliente e deve ser resumida e simples de entender. Assim, se você olhar para o entregável, poderá ver rapidamente o que significa exatamente e como você o entregará ao cliente. Portanto, certifique-se de especificar o formato, a duração, as cores, os estilos ou qualquer outra coisa que você tenha recebido do cliente. Dessa forma, o entregável será aceito.
Critérios de aceitação
O que você precisa fornecer para que o cliente aceite o projeto? O que ele quer receber? Certifique-se de que, antes mesmo de iniciar o projeto, você crie um documento que descreva exatamente o que o cliente está procurando. Você quer que o texto tenha uma fonte específica? Ele está procurando um código em um formato específico? Você precisa de um documento com um tamanho específico? Certifique-se de obter todos os detalhes possíveis sobre o que o cliente está procurando e inclua-os no seu documento de escopo de trabalho.
Ao preencher todos esses detalhes, você pode garantir que cada etapa do processo seja executada corretamente. Se o entregável final (ou qualquer entregável ao longo do caminho) não atender a esses critérios específicos, isso significa que ele não será aceito. Com tudo definido desde o início, você saberá disso e poderá aprimorar seu produto e garantir que ele seja exatamente o que o cliente solicitou. Isso aumentará a probabilidade de você ser aceito logo na primeira vez.
Limites colocados em prática
É aqui que você especificará ao cliente as coisas que não pode fazer. Tenha em mente o cronograma que o cliente (e você) definiu, bem como o orçamento disponível e o resultado final que o cliente deseja. Quais são as coisas que você pode fazer e quais são as coisas que você não pode fazer? Explique essas coisas ao cliente para que ele saiba o que pode esperar e o que você não vai prometer a ele dentro do escopo original.
Se o cliente tiver colocado certos requisitos em ação que limitem o que você pode fazer, certifique-se de especificar isso. Se ele quiser que algo seja codificado em uma linguagem específica e você souber que a codificação levará mais tempo, será necessário informar quais são as limitações do que você pode entregar dentro do prazo e do orçamento disponíveis. Você deve certificar-se de que seu cliente seja informado de todos esses aspectos o mais cedo possível para que não haja falhas de comunicação e ninguém fique chateado mais tarde no processo.
Premissas e exclusões
Certifique-se de declarar por escrito todas as suposições que você está fazendo em relação ao resultado do projeto. Se o cliente disser que quer uma apresentação de slides, mas não especificar um programa ou um tipo de software de gráfico de Gantt a ser usado, diga que você supõe que usará o PowerPoint (ou o formato de apresentação de slides que preferir). Se o cliente não especificar um formato ou tamanho de texto, diga que você está assumindo Times New Roman e fonte de 12 pontos. Declarar suas suposições imediatamente garantirá que ninguém fique confuso ou insatisfeito mais tarde (e o cliente poderá informá-lo imediatamente se essas suposições estiverem incorretas).
Em seguida, certifique-se de que você também esteja declarando qualquer coisa que não esteja sendo entregue ou fornecida. Se o cliente estiver pagando por um conteúdo escrito em C++, certifique-se de que você especifique que ele será escrito somente nesse idioma. Se ele quiser um produto físico, especifique que você não criará um formato digital para ele. Qualquer coisa que não esteja sendo fornecida, mas que possa ser considerada relacionada ao produto final, deve ser especificada aqui para que possa ser discutida com o cliente conforme necessário.
Custos e orçamento
Discuta quais são os marcos específicos do projeto e quanto cada um deles custará. Isso ajudará a delinear exatamente o que você está fazendo para o cliente e onde o orçamento dele está sendo gasto. Você deve se certificar de detalhar tudo o que puder, inclusive onde os custos estão indo para os salários dos funcionários e onde eles estão sendo cobrados pelo trabalho específico que está sendo feito. Certifique-se de que você associe cada custo à tarefa que está sendo paga para concluir, para que o cliente saiba o que está recebendo pelo seu dinheiro.
Acordo final
Certifique-se de que todas as pessoas necessárias assinem o documento que você criar. Isso significa que você, seu supervisor (pelo menos um nível acima de você) e o cliente devem assinar o documento. Você pode querer garantir que pelo menos duas pessoas da empresa do cliente assinem o documento, a menos que esteja trabalhando com um proprietário individual, pois isso lhe dá a confirmação de que o acordo é apoiado por toda a força da empresa. Isso dá a você algo para apresentar se houver algum problema no futuro. Você pode mostrar ao cliente que ele assinou esse documento com todas as informações sobre o projeto.
Mantenha isso em sua mente
Coloque o documento do escopo do trabalho em algum lugar onde qualquer pessoa da equipe possa analisá-lo. Isso permitirá que eles vejam o que você prometeu e o que não prometeu. Isso permitirá que eles vejam o que você prometeu e o que não prometeu. Dessa forma, se você presumir que uma tarefa faz parte de sua tarefa, poderá verificar se ela está incluída nas entregas ou suposições ou se está nas exclusões. De qualquer forma, ninguém deve realizar um trabalho pelo qual não será pago ou que o cliente não tenha solicitado.
Detalhando o escopo do trabalho
Quando se trata de apresentar as coisas para a sua equipe, talvez você queira dividir ainda mais o documento do escopo do trabalho. Mesmo que você explique as tarefas ao cliente, você vai querer explicá-las ainda mais à sua equipe para que eles saibam o que estão fazendo, quem é responsável por cada tarefa e até quando ela precisa ser concluída. Portanto, comece colocando esse documento em algum lugar que todos que precisem possam acessar (como no gráfico de Gantt) e, em seguida, comece a dividi-lo.
Crie tarefas individuais que precisem ser realizadas para que cada pessoa saiba o que precisa acontecer ao longo do caminho. Você também pode especificar quanto tempo as tarefas levarão (ou deveriam levar) e até mesmo o orçamento para elas, se necessário. Lembre-se de que definir as expectativas é importante, assim como atribuir cada tarefa a uma pessoa ou equipe para ser realizada. Você quer ter certeza de que todos saibam o que estão fazendo e que possam se comunicar uns com os outros sobre as tarefas em que estão trabalhando.
Convide sua equipe a publicar comentários, perguntas ou preocupações no documento para que todos possam vê-los. Isso também pode ser feito diretamente no gráfico de Gantt que você criou para o documento de escopo do projeto. Dessa forma, todos podem ver o que os outros estão dizendo. Eles também poderão garantir que as dúvidas e preocupações sejam respondidas rapidamente e que todos os envolvidos saibam se houve alguma alteração no escopo do trabalho ou nos entregáveis finais que você fornecerá ao cliente. Incentive a comunicação constante com outros membros da equipe.
O que você entrega
No final, seu documento de escopo exigirá muito tempo e esforço. Você terá de trabalhar bastante nele e também terá de dedicar algum tempo para analisá-lo com o cliente e seu supervisor. Agende pelo menos uma reunião para analisar o documento depois que você o passar para o seu supervisor e para o cliente. Envie-o por correio ou e-mail e dê a eles uma semana (ou mais) para que analisem o documento por conta própria. Agende uma reunião quando você enviar o documento para que eles saibam até quando precisam avaliá-lo.
Quando chegar a hora da reunião, sente-se com ambas as partes (ou com uma de cada vez, se preferir) e analise o documento. Isso dá a você tempo para se certificar de que todos entendem o que está sendo prometido e o que não está. Isso também garante que você possa fazer as alterações necessárias antes de começar a implementar o plano. Você precisa ter certeza de que todos concordam com o plano e que todos o aprovam antes do início do trabalho. Depois de fazer tudo isso, você estará mais bem preparado para a entrega final.
