企業は多くの重要なプロジェクトに取り組むために、いくつかの製品やサービスを必要とする。あらゆる種類の製品やサービスを同時に持つことで、あらゆる面で独立することは不可能である。そこで、さまざまな企業がそれぞれの要求とそれに見合う製品やサービスの基準を共有することによって契約を結ぶ。見積もり依頼は、企業が行う方法である。
そのために、RFQについて説明します：見積依頼書の書き方は、効果的な入札を行い、あなたの会社にとって最適なベンダーを見つけることができるように考慮しなければなりません。
RFQとは、御社のサービスや製品を入手するための見積依頼のことです。RFQは、企業が文書を通じて要件を共有することで、最適なベンダーを見つけるのに役立ちます。RFQを通じて、貴社が必要とする新しい技術や製品を持つ新しいサプライヤーを市場から見つけることもできる。
サプライヤーが決まったら、RFQと呼ばれる、ニーズ、スケジュール、品質、職場、価格、契約期間など、プロジェクトに関するすべての情報を記載した書類を送ることができる。つまり、RFQは、その間にあなたの会社のための潜在的なベンダーを見つけるのに役立つのです。
売り手と買い手は互いに依存し合っているため、お互いのニーズを満たす必要がある。買い手と売り手が以前にも仕事をしたことがある場合もあれば、初めての経験である場合もある。以前に仕事をしたことがある場合は、プロジェクトの要件を明確にするためにRFQを送るだけである。
商品やサービスを探している企業について知らない場合は、RFQに取り組む前にRFIを探す必要がある。RFIは、その企業の製品やサービスに関する情報を収集するのに役立つ。
サプライヤーにRFQを提示するには、RFQの有用な側面と暗部を知った上で、4つの異なるRFQのタイプに目を通すとよい。そこで、見積依頼書を作成する際の4つの異なるタイプをご紹介します。
公開入札では、すべてが誰の目にも見える。すべてのベンダーやサプライヤーは、他のベンダーやサプライヤーが何をいくらで提供しているかを見ることができます。この入札タイプでは、売り手は期限が来るまでオファーを変更することができます。
公開入札のように、サプライヤーは他のサプライヤーの入札価格を見ることができ、新しいサプライヤーを奨励することもできる。しかし、残念なことに、このオープンな価格提示入札は、ベンダーが価格固定を始めた場合、買い手にとっても問題となる。買い手にとっては、予算内で1社を選ぶことが難しくなる。
封印入札では、業者側からのオファーは誰の目にも触れない。買い手は、期限に達した後に要望書を開き、オファーを読む。期限に達して、複数の申し出があった場合です。
買い手にとっては、業者の提示によって透明性を確保することができ、ベストマッチのものを選ぶことができるので便利です。不正行為や時間の浪費を避けることができますが、新しい売り手はあなたの要件を知ることができず、いくつかの古いサプライヤー企業の入札を経験することができないため、モチベーションを失う可能性があります。
逆オークションは、価格設定要件に基づいている。このタイプの入札では、売り手は最低価格のみを提示し、インターネットを通じて自動的に、最低価格を提示した業者がプロジェクトを落札する。最低価格の提示を得るのに非常に短時間で済むのは間違いないが、価格以外の重要な検討事項はすべて無視される。
招待入札は、バイヤーが以前に仕事をしたことのあるベンダーにRFQを送るため、サプライヤーが限定される。このタイプの入札では、古参の売り手だけがオファーを出す機会を得る。開札と密札がある。
RFQを完全に理解することで、ベンダーにとって有益で、かつ予算内で管理可能な見積書を作成することができます。以下は、あなたが従うべきステップです。
あなたは会社のニーズを満たすサービスや製品を探しているので、ニーズを把握する必要があります。そのニーズは、製品やサービスに関連したものでなければなりません。そのため、この部分については明確かつ透明である必要があります。
RFQを作成する際には、会社名、ビジョン、得意分野、要求事項を記載し、あなたの会社についてベンダーに伝えなければならない。そうすることで、新しい売り手やベンダーがあなたの会社を理解し、迅速に決断することができる。
あなたとあなたのチームがどのように取り組んでいるのか、そしてどのような課題が待ち受けているのかを明確に述べるべきです。そうすることで、あなたがどのような支援を求めているのかをベンダーに説明することができる。
ここで、あなたが探している製品やサービスの種類について話す必要があります。RFQを書く際には、製品やサービスの要件を明確にし、入札前にサプライヤーとその適格基準を一致させる必要があります。
必要な製品の数量、またはサービスの性質と期間を説明する必要があります。売り手やサプライヤーが、RFQに記載した適格基準に当てはまる場合、その売り手やサプライヤーはあなたに返事を書くことができる。売り手やサプライヤーは、あなたにオファーを返信することができる。
企業は時間通りにプロジェクトを開始しなければならないため、すべての入札を常にオープンにしておくことはできません。そのため、サプライヤーが見積もりに回答するまでのタイムラインや期限を設定する必要があります。それはまた、あなたの会社のための効率的なサービスや製品を得るためのスケジュールを維持するのに役立ちます。
RFQを書く際には、プロジェクトの条件と要件のリストを作成すべきである。そうすることで、ベンダーに何を求め、どのような条件で発注するのかが明確になります。このセクションでは、ベンダーに対する目的と基準を明確に定義します。
また、売り手や供給業者をどのように評価し、適格かどうかをチェックするかについても説明する。
承認され、理解しやすいRFQを作成・整理するために、さまざまなテンプレートを使用することができます。会社名、説明、ミッション・ステートメント、プロジェクト情報、条件、ベンダーへの配慮、期限などが含まれていなければなりません。売り手が読んで理解しやすいように、見積もり依頼の概要を説明します。
RFQを適切に作成すると、選択した入札タイプに応じて、さまざまな業者から回答が来るようになる。
あなたのプロジェクトの要件によく一致すると思われるベンダーのリストを作成します。価格、納期、数量、品質、可用性、その他多くの重要な要素を、プロジェクトの性質に応じて比較することができます。選ばれたベンダーを採用し、どのような理由で不採用にするにしても、不採用にするベンダーにはお礼状を送りましょう。
さて、あなたのプロジェクトに最適な業者を選びました。あとは、対面、ビジュアル、オーディオのいずれかのミーティングを行うだけだ。ミーティングでは、その業者と仕事をする期間を決め、条件について再度明確に伝えます。
通常、プロジェクトのサービスや製品に関するすべての要件を盛り込んだ契約書を作成する。これは、ベンダーを軌道に乗せ、問題が発生した場合に合法的に対処するのに役立つ。会社の条件や方針に対して異議があったとしても、あなたに罪はない。
RFQの説明見積依頼書の書き方は、RFQの重要な要素について知っておく必要があります。以下は、業者に送る前に考慮すべき重要な要素です。
- 明確な概要とともに、オープンで明確な入札案内書
- 売り手があなたの必要性を認識できるよう、会社の概要を文書化する。
- ベンダーの基準を設定する
- プロジェクトに関する明確な条件
- プロジェクトの手付金について明確にしておくこと。
- 入札価格を管理し、最良の入札を見極める。
- 期限までにタイムラインを添付すること。
- 業者の連絡先を明確にすること。
企業にとって、有能なベンダーを見つける適切な方法を探すことは必要であり、RFQについての説明を理解することで、簡単に見つけることができます：見積依頼書の書き方と、期限に従った効果的な見積書の書き方。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
