O que é PMO no gerenciamento de projetos?

O que é o Project Management Office?

Vamos começar pelo topo. Se você nunca ouviu falar dele antes, PMO é um acrônimo para escritório de gerenciamento de projetos. E escritório de gerenciamento de projetos é uma parte específica de sua organização que é responsável por decidir o que realmente é o gerenciamento de projetos. Isso pode parecer um pouco estranho. Se você trabalha com gerenciamento de projetos há muito tempo sem esse escritório, talvez se pergunte por que ele é importante ou como funciona.
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Então, para deixar um pouco mais claro, esse escritório é um departamento separado dentro de sua empresa. Assim como você tem um departamento de contabilidade e um departamento de marketing, você também tem um departamento de gerenciamento de projetos. Esse grupo é responsável por criar um melhor entendimento do que significa gerenciamento de projetos para sua empresa. Eles analisam os padrões que envolvem o gerenciamento de projetos para sua empresa e, em seguida, garantem que esses padrões sejam sempre cumpridos.
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Basicamente, eles são responsáveis por garantir que as tarefas e os projetos sejam executados da maneira que deveriam. Eles podem ajudá-lo a entender mais sobre os projetos quando você estiver criando os planos em torno deles ou podem estabelecer as regras básicas para saber exatamente o que você precisa fazer para seguir as regras e os regulamentos da empresa.

Por que você precisa de um escritório de gerenciamento de projetos

Agora que você já sabe do que se trata esse escritório ou departamento, talvez esteja se perguntando por que é tão importante que ele exista. Por que você precisa de um departamento para gerenciar seus projetos? Afinal de contas, esse é o seu trabalho como gerente de projeto, certo? Você se encarrega de planejar as coisas e garantir que tudo seja feito corretamente. Mas ter um grupo separado responsável pelas regras e regulamentos gerais pode ser uma parte importante do processo.
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O escritório de gerenciamento de projetos pode ser um pouco mais do que apenas o grupo regulador de seus projetos. Ele também pode ser responsável por ajudá-lo em cada etapa da execução de um projeto. Portanto, eles podem ajudá-lo a facilitar o projeto com o qual você está trabalhando. Eles podem até mesmo assumir a execução de projetos ou o gerenciamento de portfólio para toda a sua equipe. Eles podem ser responsáveis por monitorar os diferentes projetos que estão sendo executados em sua empresa e compilar relatórios sobre o status de cada um.
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Mais do que isso, eles podem ajudá-lo a receber o suporte necessário para executar seus projetos. Quanto mais você quiser que eles se encarreguem, mais eles poderão trabalhar. Em geral, quanto mais você abrir as responsabilidades e o controle deles, menos terá de se preocupar com os projetos e mais centralizado será o processo. Além disso, isso garantirá que todos os seus projetos sigam o mesmo sistema sempre que forem executados. Isso pode tornar a sua equipe mais eficiente na execução do projeto.
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Assim, quando o escritório de gerenciamento de projetos termina um projeto, ele já o ajudou a tomar as decisões corretas e a obter essas decisões das pessoas que precisam tomá-las (seja você ou os superiores). Eles também garantem que todas as auditorias sejam concluídas e que todos sejam responsabilizados. Em seguida, eles também se certificam de que todos os que precisam saber o que está acontecendo saibam e que todos os aspectos importantes de qualquer projeto sejam totalmente transparentes. Isso ajuda a fazer com que todos sintam que estão sendo ouvidos e compreendidos da maneira correta.
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São eles que garantem que um sistema esteja em vigor e que todos saibam qual é esse sistema. Dessa forma, na próxima vez em que você precisar realizar um projeto, já saberá como fazê-lo. Eles já projetaram tudo e estabeleceram as regras. Eles já projetaram tudo e organizaram tudo para facilitar as coisas para você. Esse também é um ótimo lugar para executar seu gráfico de Gantt. A criação de um modelo de gráfico permitirá que você preencha os detalhes específicos e comece a preencher pessoas e datas individuais à medida que avança, sem precisar começar do zero todas as vezes.
A partir daí, eles se certificam de que qualquer pessoa que precise de ajuda seja direcionada a essa ajuda de forma rápida e eficiente para que o projeto não seja prejudicado. Eles podem encontrar maneiras de obter orientação ou treinamento para algumas das pessoas da equipe (ou para toda a equipe quando estão começando). E eles garantem que o projeto seja concluído adequadamente, executando o nível certo de controle de qualidade e garantindo que tudo seja documentado e organizado para que possa ser recuperado quando necessário.

Configuração de um PMO

Você está pronto para montar seu próprio escritório de gerenciamento de projetos, mas não tem certeza de como fazer isso? Bem, na verdade, não é tão difícil quanto você imagina. Você precisará de alguma autoridade em seu escritório, pois trará novas pessoas ou realocará algumas das pessoas que já fazem parte de suas equipes. Mas o processo de prepará-las para começar a assumir essas funções será, na verdade, muito mais simples do que você imagina e tornará as coisas muito mais fáceis para todos os envolvidos quando você terminar.
Considere esse processo muito semelhante ao gerenciamento de projetos pelo qual eles serão responsáveis quando você terminar. Você deve se certificar de que está seguindo todas as etapas necessárias para escolher as pessoas certas para essa equipe e para garantir que elas saibam pelo que serão responsáveis no momento em que finalmente estiverem no comando. Afinal, criar um PMO que não pode fazer nada ou não sabe como fazer nada definitivamente não vai ajudá-lo em nada.
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Em primeiro lugar, certifique-se de que sabe exatamente o que está acontecendo em sua empresa e pelo qual o escritório de gerenciamento de projetos seria responsável. Em que tipos de projetos você está trabalhando no momento? Como esses projetos estão indo? Pelo que todos são responsáveis? Se você já tiver um software de gráficos de Gantt para esses projetos, estará à frente da curva e estará mais do que pronto para transferir essas informações para uma única entidade ou grupo que se encarregará delas.
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Em seguida, você precisará verificar quem será o responsável pelo escritório de gerenciamento de projetos e por quem o escritório de gerenciamento de projetos é responsável. Estabeleça as regras básicas que devem ser seguidas e quais são as responsabilidades da organização. É necessário certificar-se de que todos os membros dessa equipe saibam exatamente qual é o seu trabalho. Eles precisam saber se estão apenas aplicando as regras e os regulamentos atuais ou se têm o poder de criar os seus próprios (como exemplo).
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Talvez eles sejam responsáveis por ajudar no treinamento ou no gerenciamento de todo o projeto, do início ao fim. Ou talvez você queira apenas que eles se certifiquem de que as políticas sejam seguidas. Você e a sua organização precisam estabelecer as regras para essa equipe antes de começar a colocar pessoas nela. Se elas não souberem o que devem fazer, isso só causará problemas para elas e para todas as outras pessoas da empresa que não entendem para que elas estão lá.
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Por fim, coloque-o em prática. Você precisa trazer pessoas para esse grupo ou equipe. É preciso ter certeza de que as treinou adequadamente para que elas possam executar todas as tarefas e saibam o que está envolvido. Elas precisam saber tudo o que for possível sobre seu trabalho antes que qualquer outra pessoa saiba que elas estão lá. Se eles precisarem começar a responder perguntas ou ajudar outras pessoas antes de saberem como fazê-lo, isso só causará problemas para eles, e isso definitivamente não é o que você quer.
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Depois que todos na equipe souberem o que estão fazendo e como precisam fazer, será o momento de apresentá-los ao restante da equipe. Comece a explicar a todos os demais membros da organização quem são essas pessoas e o que é esse novo departamento. Você quer que todos saibam o que eles farão e por que são uma parte nova e importante da equipe. Quanto mais suave for a transição para o uso de uma equipe de gerenciamento de projetos em todo o seu potencial, melhor será para todos. É por isso que você precisa apresentar o que está mudando e o que não está.
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Certifique-se de que todos em sua organização estejam confortáveis com a nova maneira como as coisas estão acontecendo. Você quer que todos entendam as regras, os regulamentos, o processo e tudo o mais relacionado ao gerenciamento de projetos. Se a sua equipe de gerenciamento de projetos tiver que assumir apenas algumas funções, estabeleça isso. Além disso, certifique-se de explicar tudo o que ainda vai mudar. Se o novo departamento está começando com uma função limitada, mas ganhará funções adicionais ao longo do tempo, certifique-se de expressar isso a todos na organização. E não se esqueça de mantê-los informados ao longo do processo.

Aproveitando ao máximo os PMOs

Quando se trata de implementar de fato o processo e colocar o PMO para funcionar, você começará a ver diferenças e melhorias em sua empresa. A centralização desse processo pode tornar mais fácil para todos saber o que está acontecendo a qualquer momento. Além disso, pode garantir que todos os seus projetos sejam executados exatamente da mesma forma, todas as vezes. Tudo o que você precisa agora é de um sistema de software que o ajude a acompanhar todos os projetos pelos quais os PMOs são responsáveis.
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Os criadores de gráficos de Gantt são uma ótima maneira de você e seu PMO acompanharem tudo o que precisam fazer. Com esse tipo de gráfico, eles podem criar uma planilha separada para cada um dos projetos que estão monitorando e podem criar tarefas individuais dentro de cada um desses projetos. Isso permite que eles acompanhem cada peça do quebra-cabeça que precisa ser concluída, bem como quem é responsável por ela, quando precisa ser feita e o que mais pode depender de sua conclusão. Com esses gráficos, todos podem acompanhar o que está acontecendo em projetos individuais com muito mais facilidade.
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É muito fácil configurar esses gráficos, quer você seja o gerente de projeto de um único projeto ou esteja à frente do PMO e precise gerenciar vários. Cada um desses gráficos facilitará o acompanhamento de tudo o que está acontecendo ao seu redor, o que, afinal, é o objetivo do PMO. Então, o que você vai fazer? Vai iniciar um PMO em sua empresa? E começar a montar os gráficos de Gantt de que precisa para manter as coisas no caminho certo ou vai continuar fazendo as coisas da mesma maneira de sempre? Se você está pensando em implementar um PMO na sua organização, ou se já pensou nisso antes, ele pode fazer uma grande diferença. Se você nunca pensou em um PMO ou nunca soube exatamente o que ele faz, espero que agora você tenha um entendimento mais sólido e esteja pronto para iniciar o processo de implementação de um PMO em sua empresa. Não há motivo para não iniciar um novo departamento, especialmente um que tornará as coisas muito mais fáceis e eficientes em sua organização.