O que é resposta enlatada? Tudo o que você precisa saber

O que é uma resposta enlatada?

Uma resposta enlatada é uma resposta automatizada gerada para a conveniência dos clientes. Ela é usada principalmente por empresas que operam on-line. Há muito tráfego no site, e a maioria das pessoas está fazendo perguntas sobre os produtos e serviços. É impossível responder a todas elas ao mesmo tempo. 

Uma resposta enlatada está se tornando popular porque é fácil para a equipe de atendimento ao cliente e para os clientes. Há grandes benefícios de uma resposta enlatada para qualquer empresa. É por isso que a maioria das empresas a está usando. 

Por que as respostas predefinidas são importantes para as empresas on-line? 

É muito importante que as empresas ofereçam o melhor atendimento ao cliente se quiserem aumentar seus negócios e clientes. No entanto, não é fácil nem realista para o serviço de atendimento ao cliente fornecer uma equipe para responder a todas as mensagens, pois elas chegam aos milhões. Uma resposta pronta pode poupar a empresa inteira do trabalho de lidar com muitos visitantes e clientes simultaneamente.

Gerenciamento fácil

É mais fácil gerenciar um grande número de clientes simultaneamente se você optar por uma resposta pronta. Um dos fatos conhecidos é que nem todos fazem perguntas exclusivas e, na maioria das vezes, são as mesmas perguntas de sempre. Podemos citar o exemplo de um restaurante. 

Eles receberão perguntas de milhares de pessoas sobre seu cardápio e horário de abertura.

• Em vez de responder a todos pessoalmente, uma mensagem pode ser gerada e colada no tópico de bate-papo. 
• Sempre que uma pergunta desse tipo for feita, a resposta será enviada de forma automatizada para quem estiver fazendo a pergunta.

 Isso proporcionará um gerenciamento fácil para a equipe de atendimento ao cliente. 

Economize tempo

Uma resposta pronta também pode ajudá-lo a economizar muito tempo. Você pode se concentrar nos aspectos importantes do negócio e nas perguntas exclusivas feitas pelo cliente, em vez de responder às mesmas perguntas habituais. 

• Com uma resposta predefinida, será possível garantir que todos os clientes recebam a resposta imediatamente, sem esperar por ela.
• Isso pode economizar muito tempo e também pode ser conveniente para os clientes. 

Não apenas o tempo dos prestadores de serviços ao cliente pode ser economizado, mas também o tempo dos clientes que estão buscando ajuda do outro lado. 

Manter os clientes satisfeitos

É importante manter os clientes satisfeitos se você quiser que eles continuem sendo seus clientes permanentes. Se você não oferecer atendimento e serviço adequados ao cliente, acabará perdendo muitos clientes. Isso pode ser perigoso para sua empresa, e você pode sofrer perdas por causa disso.

 Uma resposta pronta ajudará a manter os clientes satisfeitos porque eles receberão respostas imediatamente, sem esperar. Dessa forma, eles podem obter facilmente os produtos e serviços de que precisam. Você também será recomendado a muitas outras pessoas devido ao serviço rápido, que é possível por meio da resposta automática. 

Aumentar a taxa de conversação 

Você pode aumentar a taxa de conversação entre o agente e o cliente por meio de uma resposta pronta. O cliente não precisará esperar pela resposta e receberá a resposta em segundos. 

Isso resolverá imediatamente os problemas dos clientes, e eles serão poupados de qualquer frustração e irritação. Uma resposta pronta pode economizar o tempo do agente e do cliente em um limite máximo.

O que fazer e o que não fazer com a resposta enlatada.

Você precisa cuidar de alguns aspectos quando estiver gerando respostas predefinidas. Vamos dar uma olhada em alguns dos prós e contras que você deve ter em mente quando se trata de respostas predefinidas. 

O que fazer

• Seria útil se você as usasse para as perguntas básicas e frequentes. 
• Você deve personalizar sua resposta automática de acordo com o cliente.
• Você deve gerar uma resposta autêntica e breve sempre que for necessário. 

O que não fazer

• Não faça com que toda a conversa seja enlatada.
• A resposta automática não deve soar robótica. 
• Ajudaria se você não o mantivesse curto até o limite em que faltassem informações básicas sobre as quais o cliente está perguntando.

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Onde você pode usar as respostas enlatadas ?

Uma resposta predefinida pode ser gerada em diferentes níveis. Ela pode ser muito útil para as equipes profissionais e para os clientes que visitam diferentes sites e páginas. Vamos dar uma olhada em alguns dos lugares em que você pode optar por uma resposta predefinida em vez de mensagens personalizadas e diretas. 

• Sites da Web

Se você tem um site que fornece produtos e serviços às pessoas, é importante gerar algumas respostas predefinidas. Dessa forma, será mais fácil gerenciar as coisas, e você também poderá responder a diferentes clientes ao mesmo tempo. Os negócios on-line estão se tornando muito populares atualmente. A melhor maneira de responder a cada um dos clientes é gerar uma resposta pronta. 

• E-mails de atendimento ao cliente

Você pode criar uma resposta enlatada e automatizada quando se trata de e-mails de atendimento ao cliente. Algumas páginas solicitam os endereços de e-mail para enviar essas respostas sempre que o usuário precisar. Você também pode tornar seu site e seus produtos populares, e isso também será uma fonte de promoção. A resposta automática pode ser enviada imediatamente para a caixa de entrada do e-mail do cliente.

• Páginas de mídia social

Você pode optar por uma resposta pronta nas páginas de mídia social. Há diferentes contas de uma empresa e de um site no Facebook e no Instagram, especificamente. Se as pessoas fizerem uma pergunta na página, é importante dar a elas uma resposta rápida que forneça informações completas. Você pode fazer isso gerando algumas das respostas predefinidas.

Será mais fácil gerenciar a mídia social para os seus negócios, além de ser uma das maneiras eficazes de lidar com muitas pessoas ao mesmo tempo.
O SMS é outro canal em que as respostas prontas podem ser altamente eficazes. Você pode usar o SMS para fornecer respostas instantâneas a consultas comuns, como confirmações de pedidos, atualizações de entregas ou perguntas frequentes. Além disso, ao integrar o SMS a centrais de contato avançadas, as empresas podem ampliar o uso das respostas predefinidas, garantindo uma resposta rápida e consistente aos clientes enquanto gerenciam um grande volume de chamadas. Isso é especialmente útil para fornecer informações imediatas aos clientes que preferem a comunicação móvel.
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Melhores exemplos de respostas prontas

Para manter os usuários satisfeitos, é preciso dar algumas das respostas mais bem planejadas. Vamos dar uma olhada em algumas das respostas que você pode usar se quiser manter seu site e página para seu negócio on-line. 

1. Como podemos ajudá-lo?
2. Nossa equipe recebeu sua mensagem e estamos analisando o caso.
3. Obrigado por sua paciência. Ainda estamos trabalhando em sua consulta.
4. Como você avalia nosso suporte ao cliente?
5. Você ficou satisfeito com a qualidade do produto?
6. Desculpe o incômodo, mas precisaremos de mais informações para prosseguir.
7. Aqui estão algumas soluções que podem ajudá-lo. 
8. Você receberá o reembolso em alguns dias úteis. 
9. Entraremos em contato com você assim que estivermos abertos.
10. Você pode nos enviar um e-mail para quaisquer outras dúvidas e informações. 

Esses são alguns dos exemplos que podem ser gerados como uma resposta pronta. Muitas pessoas estão fazendo a mesma pergunta repetidamente, e não é possível responder a cada uma delas individualmente. Você economizará muito do seu tempo e fornecerá suporte suficiente aos nossos clientes.

 Eles adorarão sua empresa porque ela resolverá a dúvida deles em segundos. Isso só é possível se você optar por uma resposta pronta. Entretanto, você deve personalizá-las de acordo com as necessidades do cliente. 

Observações finais:

As empresas e os provedores de serviços on-line precisam oferecer atendimento e suporte completos aos visitantes e clientes. Isso melhorará sua imagem e também impulsionará seus negócios. Uma resposta pronta também pode beneficiar os clientes, pois eles não ficarão esperando muito tempo para receber uma resposta do agente. Isso economizará o tempo do cliente e do agente.

Há muitos benefícios da resposta predefinida para os clientes e para a própria empresa. Alguns dos exemplos e informações básicas que você precisa saber sobre a resposta predefinida foram discutidos no texto a seguir.