Quando se trata de executar um projeto, você sabe que há algumas pessoas que estão ainda mais envolvidas e são mais responsáveis do que outras. Você sabe que há algumas pessoas que realmente têm interesse no que acontece com o projeto. E essas são as partes interessadas no projeto.
Vamos dar uma olhada mais de perto em quem eles são e o que fazem. E por que você precisa tê-los em seu projeto para garantir o sucesso. Afinal de contas, você quer ter certeza de que está fazendo todo o possível para o seu negócio.
O participante do projeto
Em primeiro lugar, os participantes do projeto são pessoas que investem no projeto de alguma forma. Você pode pensar em uma parte interessada como sendo alguém que tem um investimento financeiro em algo. Mas esse não é realmente o caso quando se trata de gerenciamento de projetos. Em vez disso, as partes interessadas são pessoas como os departamentos da sua empresa, seu cliente, a equipe que o está ajudando a executar o projeto e assim por diante. Essas são as pessoas responsáveis por ajudá-lo a ir de onde você está agora até a conclusão do seu projeto.
Se você observar a definição real de uma parte interessada, trata-se de alguém que está ativamente envolvido no projeto. Pode ser um indivíduo ou uma organização completa. Isso significa que a pessoa ou organização em questão será afetada pela forma como o projeto será concluído e se ele será concluído ou não. Portanto, eles não têm uma participação financeira (geralmente), mas têm algo a perder se algo der errado. E têm algo a ganhar se as coisas derem certo. Eles têm uma participação no projeto como um todo.
Agora, lembre-se de que algumas de suas partes interessadas serão extremamente óbvias. E outras são um pouco menos óbvias. Além disso, alguns deles têm uma participação maior no projeto do que outros. Alguns podem ter uma função importante no projeto, mas têm uma função menor na tomada de decisões. Ou alguém pode ter um papel menor no projeto, mas um papel importante na tomada de decisões. Você quer saber quem são essas pessoas e quais são suas responsabilidades reais para a equipe como um todo. Dessa forma, você pode manter todos na tarefa e onde precisam estar.
Tipos de partes interessadas
Na verdade, podemos considerar dois tipos diferentes de partes interessadas em qualquer projeto em que você esteja trabalhando. A primeira são as partes interessadas internas, o que significa que as outras são as partes interessadas externas. Lembre-se de que essas pessoas são muito importantes. Não importa de que tipo de parte interessada você esteja falando, é preciso prestar atenção a cada uma delas e entender o que elas precisam e como conseguir isso. Também é preciso pensar em como eles se relacionam com o restante da equipe para que tudo corra bem.
Os participantes internos são aqueles que estão dentro de sua empresa. Esses são os membros da equipe que estão trabalhando com você no projeto. São também as pessoas encarregadas de garantir que o projeto seja realizado. Isso significa gerentes de projeto, gerentes e líderes da organização, executivos e assim por diante. Basicamente, qualquer pessoa dentro da empresa que tenha algum tipo de participação no projeto geral será considerada uma parte interessada interna. Essas são as pessoas com as quais você deve ter mais facilidade para trabalhar e garantir que elas obtenham os benefícios de que precisam com esse processo.
As partes interessadas externas são as pessoas que estão fora da sua organização, mas que têm interesse no que está acontecendo. São os clientes ou investidores. Também podem ser fornecedores que estão aguardando pagamentos ou pessoas que usam seu produto ou serviço. Essas são as pessoas que serão influenciadas pelas partes interessadas internas e pelo que elas fazem. Elas também são as pessoas que permitem que você continue a expandir seus negócios, pois você precisa que as pessoas comprem ou usem seus produtos e serviços e precisa de pessoas que estejam dispostas a investir em você e no que você quer oferecer.
O que você precisa fazer
Se você é o gerente de projeto, seu trabalho é garantir que tudo seja feito corretamente em seu projeto. Isso inclui garantir que todas as partes interessadas saibam o que está acontecendo durante todo o processo. Eles devem ser bem informados e devem estar envolvidos (na medida em que devem estar) no projeto em que você está trabalhando. Eles devem estar a par de tudo o que está acontecendo e saber o que precisa ser feito e quando. Mas eles também devem estar satisfeitos, portanto, certifique-se de que você está trabalhando para manter as partes interessadas satisfeitas ao longo do caminho.
Conduzir uma análise das partes interessadas
Depois de saber quem são as partes interessadas, você pode passar pelo processo de análise das partes interessadas. É aqui que você terá uma melhor compreensão de quem está envolvido e como está envolvido. Sem dúvida, será uma etapa importante e garantirá que toda a sua equipe esteja na página certa em cada etapa do processo. Então, como realizar uma análise completa das partes interessadas? Vamos dar uma olhada mais de perto agora.
1. Conheça suas partes interessadas
A primeira coisa que você precisa fazer é escrever uma lista de todas as diferentes pessoas que são consideradas partes interessadas em sua empresa. Lembre-se de que você terá partes interessadas internas e externas. Além disso, lembre-se de que você tem partes interessadas durante todo o processo. Se alguém não estiver trazendo suprimentos até o final do projeto, ele ainda é considerado uma parte interessada e é importante incluí-lo em sua lista. Você não quer deixar de incluir alguém ou deixar de entender o impacto que essa pessoa pode ter no projeto, pois isso pode atrapalhá-lo mais tarde.
2. Defina suas prioridades
Quais dos participantes que você identificou serão os mais importantes? Coloque-os em algum tipo de ordem, desde as pessoas que são mais importantes para o resultado do projeto até as que são menos importantes. Seus tomadores de decisão mais importantes ou valiosos devem estar no topo da lista. Os que têm responsabilidade pelo projeto, mas não são realmente grandes tomadores de decisão, ficarão mais perto do final da lista. Eles não desempenharão um papel tão importante no projeto, mas ainda assim são importantes e você precisa incluí-los.
3. Saber o que eles precisam
Você deve se certificar de que compreende plenamente não apenas quem são as partes interessadas, mas também o que elas esperam desse projeto. Eles estão definindo metas e padrões para o projeto? Essas coisas são semelhantes às suas ou são diferentes? Que tipo de perguntas, preocupações ou expectativas eles têm? Como você pode se certificar de que você e cada uma das partes interessadas estão na mesma página em relação ao que você quer e ao que você precisa quando se trata desse investimento?
A primeira coisa que você deve fazer é conversar com cada uma das partes interessadas. Você quer saber tudo isso e muito mais para ter certeza de que seu projeto será bem-sucedido. Lembre-se de que nem todas as partes interessadas terão os mesmos interesses ou as mesmas expectativas em relação ao seu projeto. Seu trabalho, como gerente de projeto, é gerenciar as expectativas e garantir que todos estejam trabalhando para atingir o mesmo objetivo. Você deve se certificar de que eles entendam o tipo de resultado que você está tentando obter e que eles trabalharão para alcançar esse resultado.
4. Gerencie sua equipe
Depois de fazer todas essas coisas, você ainda precisará saber como gerenciar sua equipe. Você precisa entender o que precisa ser feito em qualquer etapa do negócio ou do projeto. E, embora você queira manter as partes interessadas satisfeitas e manter as opiniões delas sob controle, também quer ter certeza de que está tomando as decisões corretas em geral. Às vezes, isso significa ignorar o restante da equipe ou tomar uma decisão que não seja popular entre todos. Como gerente de projeto, você deve certificar-se de tomar as decisões certas, mesmo que sejam impopulares.
5. Anotar as responsabilidades
Para realmente gerenciar sua equipe como deveria, é uma boa ideia anotar as responsabilidades de todos. Isso o ajudará a saber quem precisa fazer o quê e quando. Isso também permite que sua equipe e todos os envolvidos saibam que você está levando as coisas a sério e que quer alguém que possa realizar o trabalho. Sem mencionar que isso permitirá que cada indivíduo saiba qual é a sua responsabilidade para que não haja confusão entre as pessoas sobre quem é responsável pelo quê.
É muito fácil cair na rotina e deixar de fazer algo que deveria ser seu trabalho. Ao anotar todas as responsabilidades que cada pessoa tem, fica mais fácil para ela acompanhar as tarefas que lhe foram atribuídas. Você pode até mesmo priorizar a lista para que eles saibam quais tarefas precisam ser feitas mais rapidamente ou quais precisam de mais cuidado e atenção aos detalhes. A partir daí, você pode listar o restante das tarefas menores que eles são responsáveis por concluir para que você possa ficar por dentro de tudo.
6. Manter a comunicação
Quando se trata de trabalhar com as partes interessadas, não se pode adotar uma abordagem única e acabada. Isso significa que você não pode encontrá-los apenas uma vez e depois seguir em outra direção e presumir que tudo ficará bem. Em vez disso, certifique-se de trabalhar com eles e agendar horários regulares em que possa interagir com essas pessoas e certificar-se de que está mantendo-as na tarefa (e elas também estão mantendo você na tarefa). Ao interagir com sua equipe regularmente, você poderá encontrar o problema antes que ele se torne algo grave.
É fácil que a falta de comunicação se transforme em um grande problema para qualquer tipo de projeto em que você esteja trabalhando, seja ele grande ou pequeno. Se você não estiver conversando com as pessoas em quem confia para realizar o trabalho com você, como conseguirá realmente realizar as coisas? Em vez disso, certifique-se de que está conversando com essas pessoas regularmente e que todos estão na mesma página. Isso o ajudará a realizar o trabalho mais rapidamente e garantirá que você também esteja acompanhando o sistema de gerenciamento de projetos.
Quando se trata de se preparar para iniciar qualquer tipo de sistema de gerenciamento de projetos, você precisa de um programa que o ajude. O Instagantt oferece gráficos de Gantt que ajudarão você e toda a sua equipe a se manterem em dia com as tarefas. Esse serviço fornece todos os gráficos e cronogramas de que você precisa para definir cronogramas, tarefas, prazos e muito mais. Isso será importante quando se trata de obter o melhor para as partes interessadas, que é algo com o qual você precisa se preocupar.
Se você não tiver partes interessadas, estará fazendo tudo sozinho e isso nunca é uma boa ideia, especialmente para uma startup. Portanto, procure alguém (ou algumas pessoas) que possa estar interessado em experimentar um método totalmente novo de gerenciamento de projetos.
