Essencialismo para gerentes de projeto que usam gráficos de Gantt

Quando estar ocupado e fazer muitas coisas é a norma, Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less ajuda os leitores a aprender a se concentrar. O livro nos aconselha a nos concentrarmos apenas no que nos ajuda a contribuir e a evitar coisas que nos atrapalham. Essa abordagem é importante para a produtividade das pessoas e para a organização de projetos em equipes e empresas.

Usar ferramentas como gráficos de Gantt e trabalhar em um ambiente de projeto significa que vale a pena concentrar-se nas principais ações, e não perseguir cada uma delas. Aqui, examinamos as qualidades essenciais do Essencialismo e explicamos como elas podem aumentar consideravelmente os resultados, os cronogramas e os procedimentos do gerenciamento de projetos.

A filosofia central: Faça menos, mas melhor

A principal crença por trás do Essencialismo é fazer menos e fazer bem feito. Tentar fazer tudo não é tão útil quanto tentar fazer os projetos certos. É necessário que você seja claro, concentrado e capaz de dizer não às pessoas.

Como resultado, os gerentes de projeto devem ser:

• Prestar muita atenção ao que melhor atinge os principais objetivos do projeto.
• Eliminação de recursos, discussões ou tarefas que não ajudam o produto.
• Limite-se a usar gráficos de Gantt para os marcos mais importantes.

Usando uma abordagem essencialista, as equipes de projeto evitam concluir tarefas desnecessárias. Cada tarefa iniciada no gráfico se torna importante, em vez de ser um desperdício.

Escolhendo os problemas a serem ignorados

McKeown ressalta que o fato de ter de escolher entre opções ajuda a empresa a se tornar mais estratégica, e não menos. Fazer tudo de uma vez só não lhe trará os melhores resultados. Para alcançar o verdadeiro sucesso, é preciso ser capaz de se afastar de tarefas menores para trabalhar no que é mais importante.

Portanto, ao planejar um projeto, é importante rejeitar ideias, tarefas ou solicitações que não farão uma diferença real). Se quiser que seu gráfico de Gantt reflita clareza, você deve excluir tarefas pequenas ou repetitivas. Muitas vezes, em um projeto de software típico, as pessoas podem se concentrar primeiro nas partes principais e deixar as integrações adicionais para depois. Fazer isso reduz a chance de adicionar outras tarefas e ajuda a garantir que a qualidade permaneça estável.

Clareza de propósito: comece com a pergunta essencial

Para começar, o essencialismo quer que você se pergunte: De todas as coisas que posso fazer, o que é mais importante neste momento? Com esse princípio orientador, as equipes têm um único objetivo para centralizar suas atividades. Cada atividade e conexão entre tarefas e datas importantes deve corresponder ao objetivo principal escolhido no início.

Como prática, isso significa criar uma visão clara do projeto no início e usá-la para selecionar tarefas ao criar o gráfico de Gantt. Todos na equipe precisam concordar com o significado de "sucesso". Por esse motivo, uma equipe de marketing poderia parar de usar canais de publicidade improdutivos e se concentrar nos poucos que atingem melhor seu público principal, de modo que cada atividade os ajude a atingir seu objetivo principal.

O poder de dizer não: eliminando o que não é essencial

Uma das principais ideias do Essencialismo é recusar solicitações com regularidade e cuidado. Como gerente de projeto, você precisa resistir a ser puxado de muitas maneiras por solicitações ou ideias. Solicitações emergenciais das partes interessadas, recursos adicionais de última hora ou reuniões improdutivas podem atrapalhar os principais objetivos de um projeto. Os gerentes de projeto devem elaborar gráficos de Gantt que descrevam as tarefas principais, esclareçam o que o projeto cobrirá e o que não cobrirá e se baseiem em estruturas que digam "não" às decisões, a menos que seja encontrado um resultado positivo claro e mensurável. Isso economiza tempo, energia e recursos para o que leva ao sucesso.

Agende menos reuniões e concentre-se melhor em seu trabalho.

O tempo gasto em reuniões geralmente é maior do que o que é produtivo. McKeown enfatiza que é muito importante eliminar a comunicação e as interrupções desnecessárias.

Quando se trata de gerenciamento de projetos:

• Em vez de realizar as mesmas reuniões de status, você deve usar os resultados do painel e analisar o progresso de suas tarefas em gráficos de Gantt.
• Separe blocos em seu cronograma especificamente para trabalhos que exijam reflexão completa, incluindo orçamento, planejamento ou análise de riscos.

Permita que os funcionários colaborem quando tiverem horários diferentes, sempre que necessário. Livrar-se de reuniões irrelevantes permite que sua equipe preste mais atenção às tarefas principais.

Planejamento essencial com gráficos de Gantt

Um gráfico de Gantt é mais do que uma linha do tempo; ele mostra quais tarefas são mais importantes. Se você usar o essencialismo, seus sistemas mostrarão apenas o que realmente importa. Você deve começar fazendo gráficos de Gantt essencialistas.

• Certifique-se de escolher o caminho crítico de seu projeto desde o início.
• Organize suas tarefas de modo a trabalhar naquelas que são mais importantes.
• Todas as dependências devem estar alinhadas com os principais marcos do projeto.

Em grandes projetos, muitos gerentes de projeto se esforçam demais para cobrir todos os possíveis problemas. Em vez disso, faça com que sua estratégia se concentre nos grandes resultados e permita alguns ajustes em pontos menores. Esse tipo de planejamento reduz as escolhas e aumenta a rapidez com que as coisas são feitas.

Princípios do essencialismo aplicados ao trabalho em equipe

O primeiro passo para uma colaboração eficaz é ser claro. Se todos na equipe souberem o que estão fazendo e por quê, o processo será mais tranquilo e haverá menos tensão. De acordo com McKeown, a definição clara do que cada pessoa faz evita que as pessoas trabalhem na mesma tarefa e permite que as coisas transcorram com mais tranquilidade.

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Uma maneira de usar essa prática é o líder do projeto designar uma pessoa principal para cada item ou marco principal mostrado em um gráfico de Gantt para ajudar a evitar a sobreposição. Permitir que os membros da equipe se atenham ao que consideram suas principais habilidades aumenta a qualidade do trabalho e ajuda cada fase a se conectar facilmente com as outras. Quando as funções são combinadas dessa forma, os projetos são executados de forma mais tranquila e com melhor concentração.

Como acabar com o esgotamento da equipe: Passos para proteger o patrimônio

A ideia de preservar a energia e a capacidade da sua equipe vem de McKeown e é por isso que sua mensagem é crucial. A principal causa do esgotamento é o excesso de trabalho dentro do cronograma, o estresse excessivo e os trabalhos que não necessariamente alcançam resultados.

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Como solução, os gerentes de projeto podem usar gráficos de Gantt para ver e lidar com o plano de compartilhamento de tarefas entre a equipe. Usar intervalos curtos para descansar, receber feedback e pensar em novas ideias ajuda todos a ter um bom desempenho e a se sentirem menos preocupados. Além disso, reservar sessões ininterruptas para tarefas sérias mantém a mente desperta e atenta.  

Concentre-se nos aspectos básicos e faça-os corretamente

Ser um essencialista significa fazer o que deve ser feito, pelo tempo que for necessário. Manter-se comprometido significa que é necessário verificar e eliminar rotineiramente tudo o que não se encaixa nos objetivos do projeto. Enquanto o projeto estiver em andamento, a manutenção desse plano pode ser feita examinando o gráfico de Gantt toda semana, removendo atividades desnecessárias e usando o feedback contínuo para localizar e remover distrações.

Quando você comemora sucessos importantes que revelam trabalho extra, isso ajuda a convencer as pessoas a manter o foco no que é importante.

O Essencialismo e o Agile compartilham um ponto de vista compatível.

À primeira vista, o Essencialismo pode parecer adequado para ambientes muito estruturados. Apesar disso, seus conceitos centrais - manter o foco, ser claro e remover o trabalho desnecessário - se encaixam bem nas técnicas de gerenciamento de projetos ágeis e mistas. Ambos os modelos indicam que devemos nos concentrar nas coisas principais e remover tudo o que não for útil.

Usando o essencialismo no trabalho com projetos ágeis

O essencialismo pode ajudá-lo a se concentrar durante as iterações movimentadas em ambientes Agile. Uma única meta por sprint garante que a equipe esteja concentrada em obter os melhores resultados. Você pode remover etapas desnecessárias, atualizar seu fluxo de trabalho e confirmar suas metas importantes durante uma retrospectiva. Os gráficos de Gantt podem ser alterados em qualquer lugar com o Agile, garantindo que a equipe se concentre apenas nas tarefas importantes.

Melhorando o funcionamento do gerenciamento de projetos híbridos

Com os modelos híbridos, a flexibilidade das equipes ágeis se integra à natureza organizada do Waterfall, que é apoiada pelo essencialismo. Com cada parte do projeto vinculada a um objetivo claro, os gerentes de projeto podem superar a inconsistência e evitar mudanças descontroladas.

Não importa se o planejamento é minucioso ou rápido, o Essencialismo sempre leva as equipes a se concentrarem nas tarefas principais e a trabalharem de forma mais eficaz, não apenas mais rápida. Ao concordar com essa filosofia, as equipes podem se concentrar melhor, trabalhar melhor em conjunto e obter resultados duradouros.

Conclusão

O objetivo do essencialismo não é apenas nos tornar mais eficientes; ele também cria novas ideias sobre como abordamos o trabalho, as conquistas e nossas definições de sucesso. Como o gerenciamento de projetos às vezes esconde a ineficiência devido à complexidade, o pensamento essencialista oferece uma solução sólida.

Quando você completa seu gráfico de Gantt apenas com tarefas vitais, sem acrescentar mais, ele se torna uma ferramenta estratégica eficaz. As coisas acontecem mais rapidamente nos projetos. Diferenças claras são notadas nas equipes. Quando os gerentes de projeto buscam menos, eles acabam fazendo a diferença.