Domine a arte da priorização e da produtividade com os métodos de Brian Tracy, que o ajudam a lidar primeiro com as tarefas mais importantes e a simplificar o gerenciamento de projetos com gráficos de Gantt.
O livro Eat That Frog! de Brian Tracy explica que você deve começar o dia lidando com sua tarefa mais importante e difícil. Com 21 estratégias úteis, Tracy explica como vencer a procrastinação e tornar-se mais eficiente.
Essa abordagem é mais útil em projetos em que os gráficos de Gantt ajudam a organizar as tarefas, mostrar seus relacionamentos e unir as equipes. Trazer suas estratégias para as etapas planejadas do projeto pode ajudar as equipes a prestar mais atenção, visualizar metas e ver melhorias nos resultados.
1. Certifique-se de que você tenha metas e objetivos claros
Tracy ressalta que você deve ter muito claro quais são suas metas antes de começar. Ele aconselha que as metas sejam escritas de uma forma que possa ser medida.
Como os gráficos de Gantt e o gerenciamento de projetos estão relacionados.
A meta do projeto é agora seu principal produto. No gráfico de Gantt, divida essa meta em tarefas e marcos que possam ser cumpridos. Uma entrega clara ajuda cada tarefa a se concentrar em um objetivo específico. Se as equipes puderem ver cada marco, poderão acompanhar seu progresso e evitar trabalho desnecessário.
2. Planeje seu dia com antecedência
Um bom planejamento transforma metas pouco claras em cronogramas organizados. Tracy sugere começar seu dia decidindo quais são suas tarefas mais importantes.
Colocando os gráficos de Gantt em prática
O plano diário deve ser baseado na linha do tempo de Gantt. Uma rápida reunião matinal permite que as equipes vejam o que está planejado para o dia. Os sapos podem ser marcados com uma etiqueta especial para ajudar os membros da equipe a entender quais tarefas são mais importantes. Isso ajuda a garantir que as tarefas diárias estejam alinhadas com as principais metas do projeto.
3. Use a regra 80/20 ao trabalhar em projetos.
O Princípio de Pareto acredita que 20% do que você faz levará a 80% de seus resultados. Tracy sugere que devemos descobrir quais tarefas são mais importantes.
Avalie o que o gráfico de Gantt mostra e observe os momentos em que sua equipe avança mais rapidamente, por exemplo, criando as especificações do projeto, formalizando os contratos e incluindo as principais partes do sistema. Use rótulos ou cores diferentes para marcar as tarefas mais importantes. Quando você se concentra nessas tarefas, seu projeto avança nas áreas mais importantes.
4. Pense nos possíveis resultados.
Tracy explica que se você continuar adiando tarefas importantes, os resultados serão piores. Se você entender isso, poderá superar a procrastinação.
O uso de gráficos de Gantt é uma forma útil de gerenciar projetos. Inclua sinalizadores de risco e indicadores de sensibilidade no planejamento de marcos importantes. Explique como os atrasos resultarão em coisas como produtos atrasados, mais despesas ou problemas com recursos. Quando o projeto é fácil de visualizar, a equipe é incentivada a lidar com as tarefas mais difíceis primeiro e a manter a responsabilidade durante todo o projeto.
5. Tente usar a procrastinação criativa.
Tracy aconselha que você ignore deliberadamente as tarefas que têm pouco impacto. Concentre seus esforços no que é importante.
Usando a ferramenta conhecida como Gráfico de Gantt:
Examine o cronograma de seu projeto e identifique as subtarefas que não são necessárias manter ou que podem ser entregues a outra pessoa. Se possível, faça as tarefas de baixa prioridade nos momentos em que tiver menos coisas para fazer. Isso ajuda a equipe a se concentrar nas atividades que são importantes para o sucesso do projeto.
6. Aplicar o método ABCDE ao trabalhar nas tarefas do projeto.
Tracy apresenta a rotulagem ABCDE:
Representa tarefas críticas
B significa tarefas importantes
C significa tarefas que são simplesmente agradáveis de realizar
D pode ser delegada
E são tarefas que podem ser eliminadas.
Separe o trabalho para o qual você adiciona uma etiqueta vermelha para mostrar a alta importância. As partes interessadas podem identificar rapidamente o que precisa ser resolvido imediatamente. As tarefas marcadas com D devem ser atribuídas aos membros certos da equipe para que as atividades importantes não sejam bloqueadas.
7. Preste atenção às tarefas mais importantes (os sapos).
É importante realizar sua tarefa mais importante logo pela manhã. Evite distrações. Certifique-se de reservar as primeiras horas da manhã para suas tarefas mais importantes. Evite que esses horários sejam ocupados por reuniões ou outras distrações. O gráfico de Gantt destaca os períodos em que você pode se concentrar no trabalho. Após as reuniões diárias, tente dedicar de 60 a 90 minutos às suas tarefas mais importantes.
8. Certifique-se de que você está pronto antes de começar
Tracy ressalta: A maneira como você organiza seu negócio é muito importante. Se sua mesa está bagunçada, provavelmente sua mente também está. Reúna os requisitos, as especificações do projeto e as percepções da equipe antes de começar a trabalhar em uma tarefa. Antes de qualquer atividade importante, adicione subtarefas de "preparação" ao seu gráfico de Gantt.
Para começar, certifique-se de que haja tempo antes da codificação para revisar sua arquitetura e organizar seu ambiente de codificação. Isso ajuda a evitar trabalho extra e mantém o processo em andamento sem problemas.
9. Trabalhe em suas metas por apenas um minuto de cada vez
Divida as tarefas grandes em partes menores que sejam mais fáceis de lidar. Pequenos passos em apenas 5 minutos ainda são importantes. Divida os grandes pacotes de trabalho em tarefas menores que se sucedem em seu gráfico de Gantt. Trabalhar em tarefas menores ajuda você a ser visto, reduz as dificuldades e permite que você faça um progresso constante.
Se sua tarefa parecer muito grande, divida-a em pequenos passos para continuar e evitar adiá-la.
10. Aplique a Regra dos Cinco quando estiver escrevendo.
Escolha cinco tarefas importantes nas quais você deve se concentrar todos os dias. Marque cinco tarefas importantes na visualização semanal. Você as trata como suas tarefas semanais que precisam ser realizadas. Quando terminar a primeira, comece a segunda. Ver o progresso nos gráficos de Gantt incentiva a equipe e a ajuda a trabalhar em conjunto durante todo o projeto.
11. Reserve longos períodos para se concentrar em suas tarefas principais (Rock Breakthrough)
Tracy acredita que é importante trabalhar por longos períodos sem interrupções. Reserve pelo menos 90 minutos de tempo ininterrupto ao trabalhar em tarefas difíceis, como projetar sistemas de computador, revisar códigos ou executar análises de dados.
Os espaços "Rock Breakthrough" devem ser marcados claramente em seu gráfico de Gantt e programados para quando você tiver mais energia. Isso garante que a organização esteja trabalhando nas tarefas mais importantes.
12. Aprimore suas habilidades mais importantes
É importante continuar melhorando o tempo todo. Tracy sugere que o aprendizado pode ajudá-lo a avançar mais rapidamente.
Acrescentar o desenvolvimento de habilidades ao processo
Inclua atividades de treinamento ou certificação no gráfico de Gantt. Por exemplo, dê aos membros da sua equipe tempo para trabalhar no aprimoramento de suas ferramentas ou técnicas. Isso leva a uma conclusão mais rápida e melhor das tarefas.
13. Faça uso da tecnologia para manter seu trabalho organizado.
Permita que a tecnologia o ajude com suas tarefas principais, mas não deixe que ela tire sua atenção. Escolha plataformas de Gantt que permitam o trabalho em equipe, lembrem-no das tarefas e conectem-se a aplicativos de comunicação. Use a automação para tarefas que precisam ser feitas regularmente, para que você possa se concentrar nas tarefas principais. Use as notificações do Gantt apenas para eventos importantes.
14. Dê a si mesmo recompensas por seus esforços
Tracy ressalta que dar recompensas pela conclusão de tarefas pode ser muito valioso. Sempre que marcos importantes do projeto forem atingidos, comemore-os com a equipe ou dê a eles pequenas recompensas. Adicione blocos de fluxo de trabalho "Hora da recompensa" ao gráfico para que sua equipe tenha algo pelo que esperar. Quando o esforço é reconhecido, as pessoas se sentem melhor e ajudam a manter o foco.
15. Imagine os resultados que você deseja alcançar.
Imagine-se indo bem. Observar seu progresso ajuda a manter a motivação. Tenha em mente a meta final em cada etapa. Ao revisar um projeto, use recursos visuais junto com o gráfico para tornar o objetivo mais claro. Quando as equipes percebem como seus esforços atuais as ajudam a alcançar o sucesso futuro, elas se tornam mais fortes.
16. Certifique-se de se concentrar em sua saúde e em seus níveis de energia.
Tracy acredita que a boa saúde ajuda as pessoas a se concentrarem e a fazerem mais coisas. Certifique-se de adicionar intervalos de Energize à programação de Gantt, como alongamento, beber água ou caminhar. Realize tarefas importantes quando você tiver mais energia. Não planeje suas tarefas mais importantes para logo após as reuniões ou quando estiver cansado.
Conclusão
Faça sua maior tarefa primeiro. Brian Tracy fornece dicas de ouro para vencer a procrastinação e ser produtivo. A aplicação das estratégias de uma metodologia eficaz em projetos, juntamente com os gráficos de Gantt, permite que as pessoas e as equipes realizem um trabalho melhor, mais rápido e mais fácil de entender.
Organizar o trabalho como tarefas com diferentes importâncias, reservar tempo para o trabalho focado e elogiar as realizações ajuda a transformar o trabalho desordenado em um cronograma organizado. Quando estiver se sentindo atolado em seu projeto, lembre-se: qual é o sapo de hoje e veja se ele está em seu gráfico de visão geral com todas as tarefas. Ajuda muito se você começar cedo com seu projeto.
