Deep Work de Cal Newport: Dominando o Foco para Maximizar o Sucesso do Projeto

Este livro enfoca a importância de realizar um trabalho intenso e ininterrupto no mundo atual, repleto de distrações. De acordo com Newport, o valor do trabalho profundo está aumentando, mas cada vez menos isso está acontecendo com o passar do tempo.

Qualquer gerente de projeto que use gráficos de Gantt para organizar várias tarefas precisa ser capaz de se concentrar com atenção. O Deep Work auxilia os indivíduos e torna as equipes e seus projetos mais precisos.

Aprendendo sobre o Deep Work

O trabalho profundo é aquele realizado com foco total em uma tarefa para testar e desenvolver todas as suas habilidades mentais. Cal Newport diz que o trabalho profundo ajuda as pessoas a concluir tarefas importantes rapidamente e a obter uma compreensão mais profunda do que estão estudando.

Newport divide seu manual em algo chamado "Trabalho profundo" versus "Trabalho superficial", que consiste em problemas impensados que enfrentamos enquanto estamos distraídos de outras coisas. Você pode ser responsável por responder e-mails, ir a reuniões casuais ou fazer pequenos trabalhos administrativos.

Principais características do trabalho profundo

As partes mais importantes do trabalho profundo são as que permitem que ele seja tão eficaz. O cérebro só pode realizar esse trabalho em sua melhor forma se não for interrompido por nada mais. O envolvimento em atividades de trabalho profundo pode aumentar suas habilidades na vida pessoal e profissional. Como essas tarefas são muito difíceis por natureza, não é possível replicá-las ou automatizá-las.

Como isso se aplica ao gerenciamento de projetos

Lidar com planejamento, verificar riscos e criar relatórios exige um trabalho profundo no gerenciamento de projetos. A atualização de gráficos de Gantt com alterações ou a criação de novos gráficos requer um foco detalhado que é melhor alcançado sem distrações. A previsão e o planejamento mais precisos de um projeto são possíveis com a realização de um trabalho aprofundado.

Fazer um trabalho superficial geralmente tem consequências.

Fazer um trabalho superficial pode dar a impressão de que você está sendo produtivo, mas geralmente não ajuda muito no progresso do projeto. De acordo com Newport, ter que responder a mensagens e notificações e mudar constantemente de tarefas prejudica sua energia mental e reduz a eficácia do que você produz. Embora ocupe muito do nosso tempo todos os dias, o trabalho superficial não dura muito tempo e pode sobrecarregar nossa agenda se deixarmos.

Às vezes, publicamos ou comentamos aleatoriamente e enviamos mensagens indesejadas, o que pode interromper nosso fluxo de discussão. Quando você muda de uma tarefa para outra de forma aleatória, sua mente geralmente fica dispersa e sua produtividade cai. Como o trabalho superficial é reativo em vez de proativo, ele diminui o tempo para planos mais estratégicos.

A função dos gráficos de Gantt

Trabalho profundo significa adicionar muitas tarefas curtas em uma linha do tempo, criando complicações desnecessárias nos gráficos de Gantt. Marcos importantes e tarefas de caminho crítico são engolidos por trabalhos menos importantes. Dar prioridade ao pensamento cuidadoso ajuda os gerentes de projeto a atribuir corretamente conexões importantes e fazer com que o progresso se destaque nos gráficos de Gantt. Como resultado, você pode ver com mais clareza e realizar as tarefas com mais simplicidade.

A hipótese do trabalho profundo e como isso afetará a produtividade

De acordo com Newport, a capacidade de concluir um trabalho profundo torna-se uma característica especialmente poderosa em um local de trabalho extremamente competitivo. Portanto, à medida que o tempo que dedicamos ao trabalho profundo se torna mais raro devido a todas essas distrações, ele acaba se tornando mais importante. As pessoas que se familiarizarem com ele farão com que suas vozes sejam ouvidas e avançarão mais em suas carreiras.

Impacto no gerenciamento de projetos

Analisando os projetos do ponto de vista do gerenciamento, essa hipótese traz implicações importantes. Se você dedicar tempo suficiente às tarefas importantes quando começar a planejar, grandes interrupções poderão ser evitadas até o final. Ter um cronograma eficaz pode resolver a desinformação e ajudá-lo a evitar a realização da mesma tarefa várias vezes.

Da mesma forma, a visualização de como as tarefas interagem em um gráfico de Gantt exige uma reflexão cuidadosa, que é desenvolvida com mais eficácia quando se trabalha profundamente.

Regra nº 1: Mergulhe no que você está fazendo

No capítulo inicial de seu livro, Newport ressalta que, para realizar um trabalho profundo, é preciso prestar atenção real às suas estratégias e segui-las. Essa abordagem não é coincidência; as pessoas precisam estabelecer rotinas e hábitos para não se distraírem o tempo todo.

Como promover o trabalho profundo?

Várias maneiras em Newport podem ajudá-lo a trabalhar profundamente. Por muito tempo, os seguidores do monasticismo se separam dos outros. Isso geralmente não acontece com as equipes, mas ajuda muito em funções remotas de pesquisa ou construção de sistemas.

Conversão de ideias em ações.

Com esse método, você trabalha intensamente em alguns dias e se reúne com outras pessoas em outros dias. Com o Rhythmic, incentivo os funcionários a organizarem um bloco de tempo ininterrupto em seu dia de trabalho. Por fim, o método Journalistic permite adicionar trabalho profundo onde quer que ele se encaixe. Embora seja útil para muitos, esse sistema é mais adequado para pessoas que já dominam o foco profundo.

Os gerentes de projeto devem delinear especificamente as tarefas de trabalho profundo diretamente em seus gráficos de Gantt. Marque cada tarefa de planejamento, documentação ou solução de problemas da mesma forma que você marca qualquer reunião ou reunião de stand-up. Isso significa que todos tratam o pensamento crítico como algo importante.

Regra nº 2: Seja feliz estando entediado

Newport acredita que as pessoas que trabalham no mundo de hoje estão sempre buscando novas informações. Agora, estar ocupado nas mídias sociais, no e-mail ou na Internet substitui a realização de tarefas. Aqueles que se dedicam ao trabalho profundo precisam educar suas mentes para resistir a distrações inúteis e, muitas vezes, isso exige tolerar a falta de estímulo.

Como todos podem praticar isso?

Isso significa que você planeja um tempo focado, em vez de tentar não se distrair. Não se distraia com seu telefone o tempo todo. Decida quando poderá ler e-mails ou bater papo e mantenha-se fiel a isso. Assim como em outros hábitos, praticar o gerenciamento da atenção ajuda você a melhorar.

Como implementar isso nos projetos?

O mesmo se aplica aos projetos. Você não precisa colocar todas as tarefas em um gráfico de Gantt. Refletir e considerar novas ideias pode ajudá-lo a obter resultados muito melhores no final. Motivar sua equipe a analisar bem as situações, e não apenas a concluir mais tarefas, aumenta os resultados e reduz a necessidade de refazer o trabalho.

Regra nº 3: Saia da mídia social

Newport ressalta que, embora útil, a mídia social é, na verdade, uma ilusão que tira nossa atenção de tarefas importantes. Ele dá as boas-vindas às ferramentas digitais, mas geralmente recomenda que as pessoas as escolham de forma seletiva, usando a abordagem conhecida como Craftsman's Tool Approach. Ao seguir esse princípio, você só usa as ferramentas que realmente apoiam o que você quer fazer na vida ou no trabalho.

Aplicação da abordagem da ferramenta Craftsman

Ao analisar cada aplicativo ou programa, as equipes eliminam itens desnecessários e se concentram no que as ajuda a trabalhar melhor. Para ilustrar, se o que uma plataforma oferece não atende a propósitos essenciais, ela não deve mais fazer parte do plano.

A relevância do gerenciamento de projetos

Essa lógica é diretamente importante para o gerenciamento de projetos. Muitos sites de projetos on-line têm excelentes ferramentas de comunicação, mas não têm um foco claro. Selecione soluções para gerenciamento de projetos que facilitem o trabalho em equipe e permitam que os indivíduos se concentrem no trabalho. Uma ferramenta de gráfico de Gantt deve ajudar as equipes a visualizar bem suas tarefas e cronogramas e não bombardeá-las com muitos alertas ou ferramentas que elas não usarão.

Regra nº 4: Drenar os baixios. 

Ele acha que os trabalhos rápidos devem ser realizados em determinados horários para garantir que não ultrapassem sua agenda. Devemos buscar a excelência nas áreas que realmente importam para o nosso negócio. Sua maneira de fazer isso é tornar cada minuto de seu dia de trabalho parte de um cronograma, para ver como ele gasta seu tempo.

Estratégias a serem implementadas

Ele aconselha limitar a papelada menor, as sessões de reunião e os bate-papos instantâneos. Eles devem estar presentes, mas não devem dominar o resto do ano. Para os gerentes de projeto, isso significa que é hora de reconsiderar quanto tempo é dedicado a cada tarefa. A formatação de relatórios e os trabalhos de atualização de status são mais bem tratados como eventos em janelas definidas no calendário do gráfico de Gantt.

O projeto do sistema, o orçamento ou a estratégia devem ser orientados por um trabalho profundo e importante. Melhores resultados e mais felicidade entre os funcionários podem ser alcançados com a inversão dessa relação.

Uma boa combinação é o Deep Work e os gráficos de Gantt.

Integrar os ensinamentos do Deep Work em um projeto significa delineá-lo como parte de sua linha do tempo. Os gerentes de projeto podem usar gráficos de Gantt para atribuir tempo especificamente para a realização de atividades importantes. Você pode marcá-los claramente, para que as partes interessadas estejam cientes de seu uso e não façam agendamentos durante esses períodos.

Quando você programa tarefas superficiais em períodos definidos, elas não interrompem sua produtividade. Um exemplo é responder e-mails ou revisar documentos na última hora do dia. Dessa forma, as tarefas importantes podem usar nossos minutos mentais mais produtivos.

Por exemplo, poderíamos usar um projeto de lançamento de software como um exemplo real. Dedicaremos um trabalho profundo ao planejamento inicial da arquitetura e ao design da experiência do usuário e dedicaremos um tempo especial para relatar cuidadosamente todos os problemas e ouvir o feedback. Ao usar um plano estruturado, cada estágio recebe a atenção necessária.

Conclusão

O Deep Work não se limita a ajudar você a trabalhar melhor; é também uma forma de trabalhar de forma ponderada. Os gerentes de projeto que usam as ideias de Newport podem ganhar uma vantagem. Em vez de serem apenas cronogramas, seus gráficos de Gantt o ajudam a gerenciar tarefas com um foco claro.

Se for importante melhorar sua habilidade de gerenciar projetos, proteger seu tempo e aumentar os resultados da equipe, siga os conselhos do Deep Work.